Mission Zero Foodprint- Hävikkityöpajan antia

Kuva: Julia Kivelä, Helsinki Marketing

Syksyllä 2019 käynnistynyt Mission Zero Foodprint -hanke pyrkii kehittämään ratkaisuja ja toimintamalleja, joiden avulla pienet ja keskisuuret ravintolat voivat kehittää toimintaansa kohti hiilineutraalisuutta sekä vähentää energiankulutusta ja syntyvää ruokahävikkiä.

Hankkeen avulla on tarkoitus tuottaa yhteisesti ja avoimesti resurssiviisaita ja digitaalisia ratkaisuja hiilijalanjäljen mittaamiseen ja indikaattorien kehittämiseen, jotka tukevat ravintolatoimialalla resurssien tehokkuutta. Hankkeessa yhteiskehittäminen tapahtuu työpajojen kautta, joissa teemoina mm. hävikki, ravintoloiden energiatehokkuus ja toiminnan hiilijalanjälki. Kevään 2020 aikana on toteutunut kaksi hankkeen teemoista: hävikki- ja energiatehokkuustyöpajat, joista esittelemme nyt hävikkityöpajan antia.

Hävikkityöpajan tavoitteena oli lisätä ymmärrystä hävikistä ja sen synnystä. Yhteiskehittämisen keinoin ideoitiin, miten hävikin syntyä voitaisi vähentää ravintoloissa sekä kuinka ympäristöystävällisemmistä valinnoista voitaisi viestiä paremmin myös kuluttajille. Työpajan aihetta alusti elintarvike-ekologian asiantuntija ja tutkija (FM) Kirsi Silvennoinen Luonnonvarakeskuksesta.​

Hävikkityöpajan eteneminen

Työpajan osallistujat työskentelivät pienryhmissä saadun case-ravintolan parissa, jonka kautta he alkoivat kartoittaa ravintoloiden hävikkipolkuja. Hävikkipolkua kuvattiin kolmessa eri aikamuodossa; ennen, aikana ja jälkeen sekä kolmesta eri näkökulmasta; asiakas, keittiö- ja tarjoiluhenkilökunta. Hävikkipolkua kuvatessa ryhmäläisiä pyydettiin pohtimaan missä ja miksi hävikkiä syntyy. Missä prosessin vaiheessa sitä nähdään ja ketkä kaikki liittyvät sen syntyyn. Osallistujia pyydettiin myös kuvaamaan syitä hävikin syntymiseen ja määrittelemään hävikin syntymisen juurisyyt. 

Hävikkityöpajan prosessi

Hävikkipolkujen kartoittamisen jälkeen, ryhmät valitsivat äänestämällä ongelman (juurisyyn), jota lähteä seuraavaksi ratkaisemaan. Eniten ääniä saanut ongelma lähdettiin kiteyttämään hävikkihaasteeksi muodostamalla siitä “Kuinka voisimme” -kysymyksen/kysymyksiä. Kun ongelma/t oli siirretty haasteeksi, alkoi ideointi. Ideointi toteutettiin hiljaisuudessa kisanomaisesti, eniten ideoita tuottanut ryhmäläinen palkittiin! Ideoinnin aikana pyydettiin pitämään mielessä seuraavat kysymykset: Voisiko jokin digitaalinen työkalu olla osa ratkaisua? Miten tämä ratkaisu näkyisi asiakkaalle, miten siitä viestittäisiin? Miten tämän ratkaisun tehoa voidaan mitata, vai mittaako se itsestään jo jotakin? Ideointi kisan jälkeen, ryhmän jäsenet yhdistelivät ja karsivat päällekkäiset ideat pois.

Tämän jälkeen ideoita alettiin arvioida idean vaikuttavuuden ja toteutettavuuden näkökulmasta. Ryhmien piti asettaa taulukkoon ideat, miettien kuinka vaikuttava ratkaisu on ravintolan toiminnan näkökulmasta ja kuinka helposti ratkaisu on toteutettavissa/käyttöönotettavissa. Toteutettavin ja vaikuttavin idea/t lähdettiin sitten visualisoimaan ratkaisuiksi. Ryhmillä oli mahdollisuus valita eri tapoja visualisointiin, kuten legot, konseptisuunnitelma, rautalankamalli (appille) tai sitten perinteiset askartelumenetelmät. Tämän linkin alta pääset tutustumaan kaikkien ryhmien tuotoksiin.

Esimerkki ryhmän tuotoksesta hävikkityöpajassa

Hävikkityöpajan löydöksiä

Hävikin vähentämisen näkökulmasta nousi esiin viisi eri teemaa. Suunnittelu (hankinta, reseptiikka, yhteistyö), Henkilöstö (ammattitaito, koulutus), Asiakasviestintä (asiakastuntemus, asiakaskäyttäytyminen, brändi), Tieto, mittaaminen ja data sekä Annoskoko. Seuraavaksi esittelemme osallistujien havaintoja siitä, miksi hävikkiä syntyy ravintoissa.

Hävikin vähentämiseen viisi eri näkökulmaa

Ruokalistan suunnittelu, reseptiikka, ylijäämän ja raaka-aineiden jatko- ja uudelleenkäyttö 

Hävikkiä syntyy koska; ruokalistoja ei ole suunniteltu (ruokalista on liian laaja), reseptiikka puuttuu, ja näin tilataan liikaa tavaraa sisään. Raaka-aineet (varsinkin herkästi pilaantuneet) pilaantuvat varastossa. Ei tiedetä raaka-aineen/tuotteen uudelleen käyttömahdollisuuksia. Kiireessä ruuhkahuippujen kohdalla valmistusmääriä arvioidaan väärin ja ruokaa sekä juomaa laitetaan esille liikaa. 

Henkilöstön ammattitaito ja johtaminen, henkilöstön motivaatio ja koulutus 

Hävikkiä syntyy koska; henkilökunnalla ei ole riittävän hyvä ammattitaito (koulutus) tai henkilökunnalla esiintyy välinpitämättömyyttä työtä kohtaan, raaka-aineita ei käytetä tai resursseja ei hallita oikein ja tilauksia otetaan/annoksia valmistetaan väärin. 

Brändi, asiakastuntemus ja –käyttäytyminen, asiakasviestintä 

Hävikkiä syntyy koska; ravintolan liikeidea puuttuu (kaikille kaikkea) eikä ravintolaa olla profiloitu, asiakaskuntaa ei tunneta, asiakasvirtoja arvioidaan väärin, asiakasviestintä on epäselvää, (visuaalinen)informaatio puuttuu. Ei seurata asiakastyytyväisyyttä, kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa, arvioidaan ruuan vetovoimaisuus (ei suositella) väärin tai tulee no-show asiakkaita. Ravintolan toiminta on muuttumatonta suhteessa aikaan, hävikkiruokaa ei ole tuotteistettu.

Menekin arviointi tieto– ja ennakointidataan perustuen 

Hävikkiä syntyy koska; menekkiä on vaikea arvioida, ei tunneta ravintolan myyntihistoriaa eikä reaaliaikaista menekkiä.  Suunnittelu epäonnistuu tiedonpuutteen vuoksi. (Riittävä data saanti helpottaa raaka-aineiden ennakoimisessa. Menekin pitäisi perustua dataan.) 

Annoskoko, asiakaslähtöisyys hinnoittelussa, asiakaslähtöinen take away 

Hävikkiä syntyy koska: ravintolan annoskoko on väärä, se ei jousta asiakkaan tarpeen mukaan (halutaan pienempi annos/hinnan vähennys). Lautashävikkiä syntyy, koska asiakkaat ottavat ruokaa liikaa lautaselle (ruokahalun arvioimisen vaikeus) tai ravintolassa ei ole kokovaihtoehtoja. Asiakkaat haluavat ekologisia take-away pakkauksia tai käyttää omaa purkkia. 

Hävikkityöpajassa nousi esiin seuraavia ideoita

Vaikkakin syitä hävikin syntyyn löytyi paljon, osallistujat myös tuottivat ideoita ja ratkaisuja siihen, kuinka hävikin syntymiseen voidaan puuttua ja kuinka toimia niin, että hävikkiä ravintolassa pääse syntymään mahdollisimman vähän. Tässä osallistujien (teemoilteltuja) ideoita ja ratkaisuja siihen, ettei hävikkiä syntyisi ravintoloissa.

Teksti: Emilia Risu ja Saara Gröhn

Kuvat: Emilia Risu ja Salla Kuuluvainen & Julia Kivelä, Helsinki Marketing