Heikko viestintä saattaa heikentää työntekijöiden keskinäisiä suhteita luoden työpaikalle huonon työilmapiirin. Huonolla ilmapiirillä taas on suora vaikutus organisaation tulokseen ja tehokkuuteen. Organisaation kannalta pahinta on, että pian huono ilmapiiri näkyy myös asiakastyössä.
Keskity löytämään viestintäongelmien syyt
On ensiarvoisen tärkeää korjata viestintään liittyvät ongelmat. Pysyvää ratkaisua tämä ei kuitenkaan välttämättä tuo. Sen takia olisikin parempi keskittyä löytämään ongelmien perimmäisiä syitä.
Esimiehillä ja johtajilla on vastuu näyttää esimerkkiä ja suuntaa, miten työyhteisössä tulee toimia. Mikäli heidän johtamistaitonsa ovat puutteelliset, ovat myös luultavasti heidän viestintätaitonsakin. Huonot johtajat eivät kykene ottamaan vastuuta toimistaan tai luomaan luottamusta työntekijöihinsä olemalla selkeitä ja avoimia viestinnässään.
“Kiinnostuksen puute työtään kohtaan vaikuttaa väistämättä työntekijän viestintään tehden siitä puutteellista tai jopa negatiivissävytteistä.”
Johtamisella saattaa olla suora vaikutus yleiseen ilmapiiriin työpaikalla. Mikäli työntekijä ei saa mielestään riittävää kiitosta, arvostusta tai vastuuta, saattaa hän pian menettää kunnioituksen työtään kohtaan. Tämä johtaa pian siihen, ettei työntekijä suorita tehtäviään samalla teholla vaan tekee ainoastaan välttämättömimmän vähän, jos sitäkään. Kiinnostuksen puute työtään kohtaan vaikuttaa väistämättä työntekijän viestintään tehden siitä puutteellista tai jopa negatiivissävytteistä.
Aina kuitenkaan viestinnän ongelmien perimmäiset syyt eivät ole työpaikkalähtöisä, vaan voivat liittyä vahvasti työntekijän henkilökohtaiseen elämään. Olisikin tärkeää muistaa, ettei henkilökohtaiset asiat saa vaikuttaa työhön keskittymiseen. Totuus kuitenkin on, että tätä sääntöä on vaikea noudattaa, jos elämässä on menossa suuri kriisi, kuten avioero. Tällöin on avoin kommunikaatio ja viestintä ovat erittäin suuressa asemassa. Myös työyhteisön pitää osata ilmaista empatiaa muuttumatta kuitenkaan vertaistukiryhmäksi.
Oman viestinnän kehittäminen
Viestintä ongelmien syntymistä ja kehittymistä voidaan ehkäistä. Tärkeimmät keinot liittyvät johtamisen kehittämiseen, viestinnän suunnitteluun ja työhyvinvointiin panostamiseen. Jokainen kuitenkin voi omalta osaltaan vaikuttaa muuttamalla tiettyjä toimintatapoja. Seuraavaksi on esiteltynä viisi viestinnän ongelmaa ratkaisuehdotuksineen.
Yksisuuntainen viestintä
Yksisuuntainen viestintä turhauttaa riippumatta siitä, missä muodossa viestintä tapahtuu. Muista aina antaa palautetta ja pyytää sitä myös omasta työstä. Hyvä viestijä osaa myös vaatia sitä kuulostamtta liian hyökkäävältä.
Ennakkoasenteet
Ennakkoasenteet luovat vahvoja mielipiteitä, joita on hankala muuttaa. Pyri suhtautuman neutraalisti jokaiseen aiheeseen ja muodosta asenteet vasta, kun olet kuullut erilaisia kantoja asiaan. Näin saatat välttää myös turhan provosoitumisen.
Täystyrmäys
Jokainen on varmasti ollut tilanteessa, jossa ehdottaa ideaa ja vastaus sille on jyrkkä “ei”. Olet myös varmasti itse ollut tyrmäämässä jonkun muun ideaa edes harkitsematta sitä potentiaalisena vaihtoehtona. Tällaisella toiminnalla varmistaa ainoastaan sen, ettei tyrmätty henkilö varmasti esitä omia ideoitaan lähitulevaisuudessa. Olisikin erittäin tärkeää kuunnella toisten ajatukset ja jättää ensireaktio omaan arvoonsa. Parhaimmillaan jopa keskinäinen yhteistyösuhde paranee.
Sarkasmin liiallinen käyttö
Sarkasmille on aikansa ja paikkansa. Oikein käytettynä se keventää tunnelmaa paljonkin. Väärässä hetkessä sarkasmi saattaa loukata pahastikin toista. Sarkasmi on taitolaji ja sitä tulisikin käyttää harkiten ja ainoastaan silloin, kun keskustelun toinen osapuoli on ennestään tuttu. Vältä siis sarkasmia, mikäli haluat yhteistyön toimivan.
Yleistäminen ja syyttely
Tähän sortuu varmasti jokainen jossain vaiheessa. Konfliktitilanteissa älä hae syyllistä vaan keskity siihen, miten vastaavat tilanteet jatkossa voitaisiin estää. Vältä myös käyttämättä voimakkaita ilmaisuja kuten “ei koskaan” ja “aina”.
Hyvä viestijä menestyy työelämässä
Työntekijä menestyy työssään, mikäli hänellä on hyvät tekniset taidot ja erinomainen osaaminen tehtävään. Joskus menestymiseen kuitenkin liittyvät vahvasti hyvät viestintä- ja vuorovaikutustaidot. Taitavat viestijät voivatkin saavuttaa paljon parempia tuloksia, mitä teknisiltä taidoilta ja osaamiselta voisi odottaa. Sen lisäksi, että työntekijä pystyy parempiin tuloksiin viestintätaitojensa ansiosta, voi hän myös vaikuttaa positiivisesti koko työyhteisöön ja työilmapiiriin. Hyvät viestintätaidot ovat tärkeimpiä työelämätaitojen osa-alueita.
Lähteet
https://uusikaiku.fi/asiallista-epaasiallista-tyopuhetta-tunnistaa/
https://bizfluent.com/info-8307652-disadvantages-oneway-communication.html
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!