Yli vuosi etätöihin siirtymisen jälkeen ovat virtuaalikokoukset jo useampien arkipäivää. Mutta ovatko virtuaalikokoukset tehokkaita? Saadaanko niissä oikeasti päätöksiä aikaan? Tässä 7 vinkkiä tehokkaampaan virtuaalikokoukseen, olepa hyvä:
- Suunnittele kokous etukäteen. Määritä kokouksen tavoite ja päämäärä.
Mieti ensin, onko kokous todellakin tarpeellinen vai voisiko sen hoitaa muilla viestintävälineillä? Jos toteat sen tarpeelliseksi, tee kokouksen tavoite ja päämäärä selväksi. Mitä tavoitellaan, pyritään saavuttamaan? Haluatko saada päätöksen asiasta? Kaipaatko muiden panosta ongelmaan?
- Laadi esityslista. Ajoita kaikki kohdat, jotta pysyt aikataulussa. Valmistele materiaalit.
Tehokkaan virtuaalikokouksen sopiva asiamäärä on 1 – 3 asiaa per kokous ja aika 1 tunti.
- Kutsu osallistujat. Lähetä esityslista heille. Pyydä osallistujia tutustumaan mahdollisiin materiaaleihin tai kysymyksiin ennakolta.
Päätä ketkä ovat oleellisia käsiteltävän asian kannalta; huolehdi, että kaikki asianomaiset kutsutaan. Kutsu pienin mahdollinen määrä ihmisiä. Älä kutsu ihmisiä, joita asia ei varsinaisesti koske.
- Aloita kokous ajoissa. Tarkista tekniikka, avaa kokousmateriaalit valmiiksi.
Minimoi taustahäly. Tervehdi osallistujia, samalla testaat äänen ja videokuvan toimivuuden.
- Sovi kokouksen pelisäännöt.
Sovi, milloin mikrofonin ja kameran käytöstä. Jaa puheenvuoroja, vältä päälle puhuminen. Pyydä jotakuta toista kirjoittamaan muistio, jos itse johdat keskustelua. Pyydä osallistujia keskittymään kokoukseen eli kiellä ”multitaskaaminen”.
- Pidä kiinni aikataulusta. Aloita ja lopeta kokous aikataulussa. Ole täsmällinen.
Etene ajoitetun esityslistan mukaisesti, pidä se näkyvillä kokouksessa. Vedä kokouksen lopuksi yhteen käsitellyt asiat ja päätökset. Eikä haittaa, vaikka päätät kokouksen aikaisemmin.
- Toimita osallistujille muistio kokouksen jälkeen.
Muistioon kirjataan sovitut asiat ja päätökset, annetut tehtävät, tekijät ja määräajat. Määritä myös seuraavat vaiheet ja mahdollinen seuraava kokousaika.
PS. Hiljattain julkaistussa artikkelissa todettiin, että kameran käyttö lisää aitoutta osallistujien väliseen vuorovaikutukseen, sillä kehonkielen välittyminen lisää luottamusta. Näkemisiin siis!
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!