Vahingot minimoidaan harjoittelemalla kriisiviestintää etukäteen

Paloiko tuotantorakennus tai aiheuttiko pandemia raaka-ainepulan?  Kriisi tulee aina yllätyksenä ja on usein omanlaatuinen. Vahinkojen minimoimiseksi organisaatiolla tulee olla toimiva kriisiviestintäsuunnitelma ja sitä pitää harjoitella etukäteen.

Kriisit tulee sammuttaa mahdollisimman pian

Kun tilanne on tunnistettu kriisiksi, on syytä määritellä, ketä kriisi koskee, kuinka laajalle se on levinnyt ja mitä toimenpiteitä tulisi tehdä.  Täydellistä kriisiviestintäsuunnitelmaa mahdollisten kriisien erilaisuudesta johtuen ei ole mahdollista tehdä, mutta se auttaa varautumisessa. Hyvässä kriisiviestintäsuunnitelmassa ilmenee organisaation viestintävastuulliset henkilöt, joihin ollaan ensi tilassa yhteydessä ja jotka hoitavat tarpeen vaatiessa viestinnän organisaation sisä- että ulkopuolelle. Suunnitelmassa on suotavaa tunnistaa myös mahdollisia kriisitilanteita ja niiden pohjalta suunnitella valmiiksi käynnistettäviä prosesseja.

Parhaimman käsityksen kriisiviestintäsuunnitelman tehosta saadaan simuloimalla kuviteltu kriisitilanne, johon kaikki asianosaiset osallistuvat. Harjoitustilanne antaa organisaatiolle arvokasta tietoa siitä, miten vastuuhenkilöt kestävät painetta ja kykenevätkö ottamaan tilanteen tarpeen vaatiessa haltuun. Tarpeen vaatiessa vastuuhenkilöiden osalta voi tehdä muutoksia, jotta kriisin sattuessa tilanne on hallinnassa. Samalla saadaan selville mahdolliset tiedonkulun ja komentoketjun heikkoudet sekä miten nopeasti tiedottaminen toteutuu.

Kokemus on nimi, jonka jokainen antaa erehdyksilleen.

— Oscar Wilde

Ulkoisesta viestinnästä vastaavien henkilöiden tulisi käydä mediavalmennus hyvissä ajoin, jotta esiintymiseen saadaan varmuutta viestin perillemenon varmistamiseksi. Viestinnässä tulee huomioida kohderyhmä ja pitäytyä faktoissa ja mahdollisuuksien mukaan kertoa, miten kriisi ratkaistaan. Tarpeen vaatiessa on olemassa konsulttipalveluja, jotka auttavat varautumaan kriisitilanteisiin ja kouluttavat kriisiviestintään käytännön harjoitteiden kautta.

Jätä kommentti

Vastaa