Läsnäolo – Lääke parempiin kokouksiin

Kokoukset voivat maistua toisinaan pakkopullalta. Ajatukset harhailevat, ryhmän sisällä syntyy kokoukseen liittymättömiä keskusteluja eikä aiheessa tahdota pysyä. Etäkokouksissa on helppoa eristäytyä lämpimän viltin alle aamutuimaan alkavissa ja vuorovaikutuksen puutteella maustetuissa ”keskustelutuokioissa”.

Kun läsnäolo ja vuorovaikutus sädehtivät poissaolollaan, ei kokouksen perimmäisen tavoitteen saavuttaminen ole helppoa. Eikä erityisen miellyttävääkään. Kuinka siis virittää kokouksia hedelmällisempään ja tehokkaampaan suuntaan?


Läsnäolo avainasemassa

Kokoukset, on tarkoitusperä mikä tahansa, vaativat osallistujiltaan yleensä vuorovaikutteisuutta. Jos tarkoituksena on luovia johtopäätös tai ratkaisu johonkin ongelmaan, ryhmän viestinnän tulee ruokkia päätökseen johtavia tarpeita. Läsnäolo tekee vuorovaikutuksesta vastavuoroisempaa, jolloin esimerkiksi aivoriihitoiminta on tehokkaampaa.

Kuinka parantaa läsnäoloa?

Läsnäoloa ja ryhmän viestintää voi virittää esimerkiksi muokkaamalla kokoontumisen fyysistä ympäristöä tarpeen mukaiseksi. Viestinnän tehostamiseksi istumajärjestys kannattaa muokata ympyrän tai kaaren muotoiseksi. Häiriötekijöitä on suositeltavaa välttää ja valaistukseen, tilan kokoon ja lämpötilaan kannattaa myös kiinnittää huomiota palaveritilaa puntaroidessa, mikäli mahdollista.

Läsnäoloa voi myös yrittää parantaa lämmittelemällä ryhmää vuorovaikutteisempaan käyttäytymiseen. Mikäli aikaa on riittävästi, ryhmän jäsenten kuulumisia tai viimeaikaisia toimia on hyvä udella ystävälliseen sävyyn. Läsnäolo kumpuaa kuuntelemisesta, ymmärtämisestä ja empatiasta. Näitä on hyvä vaalia myös työmaalla pitäen tekemisen kuitenkin asianmukaisena. Etäkokouksissa läsnäolo on hyvin pitkälti kameran käytön varassa, joten pitäkäämme kamerat jatkossa päällä.


Jätä kommentti

Vastaa