Nykyaikaisissa yrityksissä työntekijät viettävät paljon aikaa kaikenlaisissa kokouksissa. Siksi minkä tahansa yrityksen tehokkuus riippuu työntekijöiden pitämien kokousten tehokkuudesta ja niiden toteuttamisen osaamisesta. Tämä herättää kysymyksen siitä, miten parantaa kokousten tehokkuutta ja laatua? Kokouksen tehokuuden kasvua varten on hyvä ymmärtää kokouksiin vaikuttavat tekijät.
Kuinka suunnitella ja järjestää kokouksen?
Yleisesti kokouksen järjestelyt aloitetaan suunnittelemaan hyvin ajoissa heti kun tiedetään kokouksen päivämäärä. Tämän ajan kokouksen järjestäjän täytyy hoitaa monia asioita ja valmistaa kokous hyvin, jotta päästään kokouksella tavoitettavaan lopputulokseen. Yleensä kaikille kokouksen osallistujille on etukäteen lähetetty sähköpostitse kokouksen päivä, kellonaika ja paikka, kokouksen aikataulutus, tavoite, aihe ja sen sisältö, sekä kokouksen osallistujaluettelo, mahdolliset kutsuttavat edustajat ja kokouksen esittelymateriaalia. Oman kokemukseni mukaan huonosti suunniteltu kokous kestää pitempään, joskus voi myös häiritä koko projektin etenemistä myös epäonnistumiseen saakka.
Polku hyvään tulokseen kulkee tehokkaan kokouksen kautta!
Onnistunutta kokousta varten kokouksen järjestäjän pitäisi yrittää tehdä kokouksesta hyödyllinen ja kiinnostava osallistujille. Mielestäni se on tärkein kokouksiin vaikutta tekijä, koska tuottava työilmapiiri syntyy kiinnostuksesta aiheen sisältöön aktiivisessa ryhmässä. Siksi järjestäjältä tämä edellyttää tarkkaa kokouksen aikataulun suunnittelua, optimaalisen ajan määrittämistä, jotta osallistujilla on aikaa suorittaa kokous hyvin, ja että he eivät väsy tai kyllästy liian pitkästä kokouksesta. Kokemukseni mukaan asialista pitää tiivistää hyvin ja saada vain olennaiset asiat mukaan, välittää tietoa selkeästi ja ymmärrettävästi. Olen ottanut huomioon, että olisi kätevää, jos kokouksen sisällön painettu versio mahtuu vain yhdelle A4-sivulle. Tämä mahdollistaa osallistujille kokouksen etenemisen seuraamisen paremmin.
Kenen pitäisi kutsua kokoukseen?
Kokoukseen on kutsuttava vain optimaalinen osallistujamäärä, joita asia koskee ja jotka voivat vaikuttaa tulokseen ja päätöksentekoon. Tämä voi olla hyvin pieni ryhmä ihmisiä, joilla on tarvittavat tiedot ja taidot kokouksen aiheesta, jotka ovat kiinnostustuneet osallistumaan kokoukseen. Heillä on myös tarpeeksi aikaa ilmaista mielipiteensä, mikä luo suotuisan ilmapiirin tuottaville keskusteluille. Työntekijöiden motivaatio olisi korkeampi, jos johtaja ei ilmaise mielipidettään ensimmäisenä vaan ilmaisee sen viimeisenä.
Mikä on kokouksen lopussa?
Kokouksen päätyessä on hyvä jättää osallistujille aikaa tiivistää ja arvioida sekä kokouksen että projektin edistymistä, huolehtia kuntoon muistiot, sopia yhteisistä jatkotoimista ja siinä tulleet tehtävät myös niiden toteuttamisen ajoitus. Muistiinpanot ja päätetty päätökset, jotka oli tehdyt kokouksessa tulkitsemalla yksiselitteisesti muodostavat kokouksen raportin. Tämä on ehdottomasti arvokasta tietoa seuraavaa kokousta varten.
Lähteet:
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!