Viisi vinkkiä kriisiviestintään: Onnistunut viestintä on nopeaa, tarkkaa ja avointa

Koronavirus lähti leviämään laajasti ympäri maailmaa vuoden 2020 alussa. Pian tämän jälkeen koronavirusepidemia julistettiin pandemiaksi ja lähes koko maailma ajautui yhtäkkiä kriisiin, jonka vaikutuksia kukaan ei osannut nähdä etukäteen. Korona toikin viestinnän merkityksen näkyviin ja melkein jokaisen organisaation on pitänyt siihen reagoida jotenkin. Tässä blogissa kerron viisi vinkkiä kriisiviestintään organisaatiolle.

1. Kuka on vastuussa tiimistäsi?

On tärkeätä, että kriisi tilanteissa viestinnälle on valittu oma henkilönsä tai suuremmissa organisaatioissa oma tiiminsä. Tiimissä on tärkeätä olla mukana ylimmän johdon HR:n edustajat sekä viestinnän osaaja ja noin 5–7 henkilöä.

2. Muista kommunikaatio työntekijöiden kanssa

Työntekijät ovat organisaation sydän ja he toimivat yhteisön lähettiläinä. Heidän on tärkeätä jatkuvasti tietää mitä organisaatiossa tapahtuu ja tavoitteena on saada kaikille mielenrauha sekä tarjota toivoa tulevaisuuteen. Erityisesti johtajilla on tärkeä rooli työntekijöiden ahdistuksen vähentämisessä ja heidän onkin tärkeätä muistaa työntekijöitä videolla, sähköpostilla, puhelimella tai sosiaalisen median välityksellä.

3. Älä unohda kommunikaatiota asiakkaiden kanssa

Asiakkaat vaativat erilaista lähestymistapaa viestinnässä kuin työntekijät. On tärkeätä keskittyä siihen mikä on olennaista asiakkaan näkökulmasta, antaa mahdollisuuksien mukaan helpotuksia kustannuksista ja keskittyä siihen, että organisaatio yrittää luoda myyntimahdollisuuksia heille. Organisaation onkin tärkeätä miettiä ja suunnitella mainonta ja myynninedistämisstrategiat vastaamaan nykyistä hetkeä. 

4. Pyri rauhoittamaan osakkeenomistajia

Epidemia on aiheuttanut rahoitusmarkkinoilla voimakasta epävakautta ja muuttanut noususuhdanteensa mahdolliseksi taantumaksi. Pörssiyhtiöillä onkin erittäin suuri vastuu kommunikoida kriisin vaikutuksista omaan toimintaan.  Pitää muistaa olla rehellinen mahdollisista lähiajan haasteista ja käyttää hyväksi kriisiä mahdollisuutena vahvistaa yrityksen pitkän aikavälin perustekijöitä ja kehittää viestintäsuunnitelmia siten, että osakkeenomistajat pystyvät osallistumaan etänä vuosittaisiin kokouksiin.

5. Ole ennakoiva yhteisöjen kanssa

Koronaviruksen ympärillä olevien organisaatioiden tapahtumat vaikuttavat yleisesti kaikkiin yhteisöihin. Organisaatioiden tulisi tehdä parhaansa varmistaakseen, että heidän toimintansa vaikuta kielteisesti yhteisön jäseniin. Kriisi on kuitenkin avannut myös mahdollisuuksia parantaa organisaation suhteita yhteisöihin tarjoamalla erilaisia resursseja ja tietoa eteenpäin. Johtajien on tärkeä tarkastella viestintää oman yhteisön näkökulmasta ja siinä on tärkeä korostaa empatiaa heitä kohtaan. 

Vaikkakin koronavirus onkin jo rauhoittumaan päin, ei viestinnän tärkeyttä ja jälkityötä saa unohtaa. Paluusta normaaliin tilaan on viestittävä ja samoin menneet tapahtumat ovat hyvä arvioida. Onnistunut viestintä, joka on nopeaa, tarkkaa ja avointa lisää luottamusta eri sidosryhmille.

You’ve got 3,000 to 4,000 people at home and they need a community. We have been creating online communities that have nothing to do with how much you’re going to sell this week.

Mohammad Ali – CEO of International Data Group

Kommentoi