Viisi vinkkiä miten luoda vuorovaikutusta etäkokouksiin

Minä kuuluin siihen joukkoon, joka iloitsi, kun poikkeusolot pakottivat jäämään etätöihin reilu vuosi sitten.  Työmatkoihini kului melkein tunti suuntaansa, joten aamuisin sain nukkua tunnin pidempään.  

Edelleenkin olen tyytyväinen siihen, että saan täydet yöunet, mutta muutoin etätyön negatiiviset puolet ovat tulleet tutuksi. On liikkumattomuutta, pitkittyneitä työpäiviä ja ääretön määrä etäkokouksia.

Eikö ole ihmeellistä, miten monta etäkokousta yhteen työpäivään voi saada mahtumaan? Kun kokoukset pidettiin fyysisesti työpaikalla, kokouksen järjestäjän tuli huomioida, että osallistujat ehtivät siirtymään seuraavaan kokoukseen. Siinä ehti hyvin vähän hengähtää, katsoa sähköpostit ja käydä naistenhuoneessakin.

Nyt kun kokoukset järjestetään etänä, niin moni tuntuu olettavan, että kaksi minuuttia on riittävä aika kokousten välissä. Sinä aikana ei ehdi edes käynnistää konetta uudelleen, kun jälleen kerran on ollut yhteysongelmia, joten sama ongelma seuraa seuraavaan kokoukseen.

Haastavinta on mielestäni kuitenkin, miten luoda vuorovaikutus osallistujien kesken. Harvalla on kamerat päällä ja mikkikin on vain päällä sen hetken, kun on jotain sanottavaa. Välillä olen miettinyt, onkohan kamerattoman ja mikittömän hahmon toisessa päässä joku, vai onko se vain automatisoitunut robotti.

Olenkin pohtinut sitä, miten saada etäkokouksista innostavia sen sijaan, että ne ovat kuin mustia aukkoja, jotka imevät kaiken energian osallistujista. Olen koonnut alle viisi vinkkiä, joilla mielestäni jokainen voi itse vaikuttaa siihen, millainen seuraava etäkokous on:

  1. Kunnioitus. Toisten osallistujien ajan kunnioitus. Mikään ei ole lannistavampaa, kun joku osallistuja, usein johtotason henkilö, tulee myöhässä kokoukseen ja sanoo, että on pahoillaan, mutta oli erittäin tärkeässä kokouksessa. Toisin sanoen, kokous, johon hän tuli myöhässä ei ole tärkeä. On hyvä muistaa, että jokainen kokoukseen osallistuva on käyttänyt aikaa valmistautuakseen kokoukseen. Monella on ehkä seuraava kokous heti kyseisen kokouksen jälkeen, eivätkä sen vuoksi voi joustaa kokouksen toisessa päässä. Joku ehkä tarvitsee päätöstä käsiteltävään asiaan, viedäkseen asiaa eteenpäin.
  2. Kohtaaminen. Osallistuin taannoin MIF:in järjestämään webinaariin ”Etäpalavereiden Mission Possible: innostavuus ja vaikeista asioista puhuminen”. FT, asiakkuuspäällikkö Laura Sarparanta ja KTT, tunnetaitovalmentaja, kirjailija ja johtamisen asiantuntija Pauliina Airaksinen-Aminoff keskustelivat siitä, miten luoda ja pitää innostusta yllä etäkokouksissa. He painottivat kohtaamisen merkitystä. Usein etäkokoukset aloitetaan menemällä suoraan asiaan, kun olisi ilmapiirin vuoksi hyvä aloittaa vaikka kertomalla, mistä on tänä aamuna ilahtunut. Tunteiden jakaminen usein herättää tunteita myös muissa osallistujissa. Small talk ei aina tunnu suomalaisista luontevalta, mutta kohtaaminen on jokaisen kokoukseen osallistuvan vastuulla.
  3. Kuunteleminen. Tämä liittyy tiiviisti edelliseen kohtaan. Näytä, että olet kiinnostunut siitä, mitä toisella on sanottavaa. Keskity kuuntelemaan, jottei se olisi vain rutiininomaista kuuntelua. Kuinka moni on ollut kokouksessa, jossa monotonisesti joku puhuu, puhuu ja puhuu? Ei siis se, jolla oli puheenvuoro, vaan joku muu, joka haluaa vaikuttaa puhujan mielipiteeseen ja vakuuttaa, että tämä on väärässä. Vuorovaikutus edellyttää, että toista kuuntelee, koska muutoin ei voi reagoida siihen, mitä hän sanoo.
  4. Pidä kamera päällä. Joidenkin tutkimusten mukaan yli 90 % ihmisten välisestä viestinnästä on sanatonta. Pienet mikroilmeet, eleet ja hymyt viestivät hyväksyvää asennetta muita kohtaan ja vahvistavat näin vuorovaikutusta. Ei ketään kiinnosta, vaikka sinulla olisi ”bad hair day”. Päinvastoin tämä voi lisätä leppoisampaa ilmapiiriä ja ensi kerralla joku toinen ehkä on tarkoituksella pörröpäänä.
  5. Läsnäolo. Kaikki tunnistavat ne kollegat, jotka jo fyysisten kokousten aikaan istuivat kokouksissa ja näpyttelivät vastauksia sähköposteihin tai tekstiviesteihin samaan aikaan kun kokous oli käynnissä. Nämä samaiset kollegat tunnistaa etäkokouksissa siitä, että he vastaavat viiveellä, koska ”etsivät” teams-välilehteä ja pyytävät vielä toistamaan kysymyksen, koska eivät ihan kuulleet kysymystä. Monet uskovat olevansa multitaskauksen kuninkaita, mutta tutkimukset viittaavat siihen, että se uskomus on pelkästään korvien välissä.

Minkä näistä juuri sinä valitsisit?

Innostavaa seuraavaa etäkokousta!

Management Institute of Finland (MIF) webinaari “Etäpalavereiden mission possible: innostavuus ja vaikeista asioista puhuminen” nähtävissä osoitteessa: Webinaaritallenne “Etäpalavereiden mission possible: innostavuus ja vaikeista asioista puhuminen” – MIF

Kommentoi