Viestinnän monimuotoisuus yritysmaailmassa

Koronakevään suurin puheenaihe on ollut etätyö. Etätyön rajattomat mahdollisuudet ovat avanneet ovia yrityksille kokeilla erilaisia verkkovälitteisiä viestintäkanavia. Jokaisella yrityksellä on miljoonia erilaisia vaihtoehtoja, joten miten valita oikea?

Käytännössä jokaisella erilaisilla kanavalla on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Niiden pohjalta pystytään yleisesti ottaen päättämään, miksi juuri mitäkin kanavaa tulisi käyttää nyt. Esimerkiksi Microsoft Teams sekä Zoom ovat osoittautuneet kullanarvoisiksi välineiksi jokaiselle koulussa opiskelevalle, kuten myös monelle yritykselle.

Aina ei kuitenkaan voida välttyä spontaaneilta ongelmilta videopalavereissa, kuten esimerkiksi housujen unohtamiselta, jota ei varmasti tapahtuisi fyysisissä kohtaamisissa. Mikäli videokuva on jäänyt päälle ja henkilö nousee, voi muiden verkkokalvoille jäädä ikuinen muisto toisen henkilön pitkäaikaisista lempiboksereista – ja vielä Batmanilla varustettuna. Tai vastaavasti jos vessahätä yllättää ja mikki ei menekään mutelle…. You name it.

Whatsapp-sovellus on ollut käytössä jo muinaisilta ajoilta asti, eikä edes pappakerho ole pysynyt siitä erossa. Nykyään lähes jokaisen puhelimesta löytyy kyseinen sovellus. Vanhempi kaarti on oppinut jopa lähettämään GIF-videoita reaktioiksi päivittäin syntyviin ongelmiin. (Valentini 2018.) Tämä ei kuitenkaan ole se paras viestintäkanava, kun puhutaan tärkeistä asioista. Satojen tuhansien eurojen projektit vaativat jotakin hienovaraisempaa ja muodollisempaa…

Ylipäätään eri kanavien paljous voi helposti saada ihmisissä aikaan puolustusreaktion, etenkään jos systeemien käyttöä ei opeteta ja oletetaan jokaisen osaavan niiden käytön heti samalla sekunnilla (Repo 2020). Tuloksena on usein vastareaktio, jossa yksilö ei edes halua opetella systeemin käyttöä, jolloin jää helposti paljon asioita väliin. Tämänkaltaisiin reaktioihin on syytä varautua, sillä muutosvastarinta on yleensä kova, ellei tätä asiaa lobata onnistuneesti. (Bacha 2018.)

Yrityksen sisäisen viestinnän pääpaino pitäisi olla helppoudessa ja käytännönläheisyydessä.

Verkkoviestintäkanavat:

  • helpottavat elämää
  • vähentävät työtä
  • lisäävät vapaa-aikaa
  • toimivat kaikkialla.

Ihminen on perusluonteeltaan laiska ja pyrkii ottamaan aina lyhyimmän tien. Jos löydämme keinon luistaa jostakin tai tehdä asian helpommin ja nopeammin, otamme sen luultavasti ilomielin käyttöömme. Together we are stronger!

Kirjoittajat: Joni Kanerva, Niklas Andersson, Ida Sinisalo & Samuel Tuovinen / HLA220KN

Lähteet:

Bacha, Z. 2018. Communication In A Digital Workplace.

Repo, S. 2020. Korona toi viestinnän merkityksen näkyviin.

Valentini, S. 2018. Digitaalinen viestintä: uhka vai itsestäänselvyys?

Jätä kommentti

Vastaa