Ulkoistaminen on usein yritykselle osa tehokasta strategiaa. Markkinointia, rekrytointia, palkanlaskentaa, koulutusta, taloushallintoa, IT-osaamista ynnä muita vastaavia toimintoja ulkoistetaan, koska se katsotaan järkeväksi. Kaikkea erikoisosaamistahan ei ole kannattavaa hankkia yritykseen ja näissä tilanteissa toimintojen ulkoistaminen erikoistuneille palvelujen tarjoajille on toimiva ratkaisu. Ulkoistamalla toiminta tehostuu ja tehokkaampi toiminta taas tuo kustannussäästöjä. Ulkoistamisen tavoite toteutuu, kun yrityksen resurssit voidaan paremmin suunnata tukemaan sen omaa ydinliiketoimintaa ja tuloksen tekemistä.
Miksi sitten henkilöstö- tai asiakastilaisuuksien ulkoistamisessa usein jarrutellaan ja sitä kyseenalaistetaan? Eri osastojen henkilöistä kasataan huvitoimikuntia tai koko projekti sysätään yhdelle, kahdelle tai kolmelle työntekijälle heidän muiden päivittäisten työtehtäviensä lisäksi. Pahimmillaan tilaisuuden järjestämisvastuuta ei anneta varsinaisesti kenellekään yrityksessä.
En väitä, että kaikissa tapauksissa tilaisuuden toteuttaminen ns. in-house olisi huono ratkaisu ja osassa varsinkin suurempia yrityksiä tällaisten tilaisuuksien onnistuneeseen läpivientiin on osaavia ja kokeneitakin tekijöitä sekä omia harjaantuneita tiimejään. Väitän kuitenkin kokemukseni kautta, että suurimmassa osassa yrityksiä näin ei valitettavasti ole. Mutta silti näin toimitaan, miksi?
Useimmiten päätös lähtee yrityksen johtotasolta. Tilaisuuden toteuttamisesta on yksinkertainen kuvitelma ja sen toimeksianto työntekijöille tuntuu helpolta lisätyöltä heidän muiden tehtäviensä päälle. Toisinaan päätös saattaa lähteä työyhteisöstä itsestään; työntekijät haluavat organisoida vähän jotain muutakin kivaa värittämään heidän päivittäistä toimistotyötään. Enkä taaskaan väitä, että valinta välttämättä olisi väärä, tiettyyn vaiheeseen asti. Tokihan tilaisuutta kannattaa usein ideoida alkuun oman henkilökunnan toimesta ja tapahtuman teemoja sekä sisältöä saattaa olla hyvä suunnitella yrityksen sisältä lähtöisin. Mutta se käytännön toteutus; tilaisuuden tuottaminen ja todellinen maaliin vieminen, ne ovatkin sitten toinen asia.
Työntekijöiden kokemus tilaisuuden käytännön toteuttamisesta on useimmiten melko vähäistä. Ideointi- ja suunnitteluvaihe on toki usein hauskaa ja luovaa. Ideoiden vieminen toimintoihin sen sijaan vaatii osaamista, kokemusta, kontaktiverkostoja ja ennen kaikkea aikaa. Miten ja mistä löydetään optimaalisimmat tilat, catering-palvelut, sisältö, esiintyjät, bändit, juontajat, valo-, ääni- ja lavatekniikka yms. Mistä tiedetään, onko ostettavien palvelujen sisältö oikeassa suhteessa hintaan ja kannattaako kilpailuttaa vielä saatuja tarjouksia?
Miksi toimintojen ulkoistaminen tilaisuuksien toteuttamisessa saatetaan kokea kalliiksi, vaikka se tarjoaa monesti yritykselle suoranaisia säästöjä? Tapahtumatuotannon ammattilaiset ovat tehneet työtään pitkään ja ovat tiedon huipulla, mitä tulee toteutettavien palvelujen laatuun ja hintaan. He tietävät suoraan mistä tilata, mitä tilata ja mihin hintaan. Tapahtumatuottamisen ammattilaisilla on yleensä hyvät verkostot ja suhteet tilaisuuteen tarvittavien edellä mainittujen osa-alueiden palveluntarjoajiin sekä myös taito kilpailuttaa oikeiden tekijöiden välillä. Tällä saavutetaan usein jo suoria kustannussäästöjä. Myös tilaisuuden kokonaiskustannusten selvittäminen ja näiden toteutuminen sekä budjetissa pysyminen varmistetaan parhaiten, kun ne pidetään yksissä osaavissa käsissä.
Entäpä vaikutukset työntekijöiden hyvinvoinnille ja omien päivittäisten töiden tekemiselle? Tilaisuuden toteutus annetaan usein työntekijöiden päivittäisen työn päälle, jolloin muun työn suorittaminen kärsii ja tämä maksaa yritykselle mahdollisesti vähemmällä ajalla hoidettuina heikompina työsuorituksina ja pahimmillaan menetettyinä myynteinä. Työntekijöiden kuormittaminen lisätoiminnoilla, vastuulla tilaisuuden onnistumisesta sekä paineella ja stressillä vievät heiltä aikaa ja ajatusta siitä työstä, mihin heidät on yrityksessä palkattu. Tämä kaikki on omiaan aiheuttamaan yritykselle pahimmillaan paljon suurempia kustannuksia, kuin pelkästään tilaisuuden toteuttamiseen menetetyt työtuntien palkat. Osa tästä saattaa näyttäytyä myös vasta tilaisuuden jälkeen, kun muut rästissä olevat työtoiminnot ovat pakkautuneet työvuoreksi työntekijälle, joka on ollut useita päiviä, viikkoja tai kuukausia kiinni tilaisuuden järjestämisessä.
Miten sujuu tilaisuuden tuotannollinen läpivienti tapahtumapäivänä? Minkälainen tuotantosuunnitelma ja aikataulutus tulisi laatia varsinaiseen tapahtumapäivään ja miten tilaisuuden toteutus tulisi valvoa ja johtaa? Tilaisuuden tuottamiseen kokemattomat työntekijät eivät välttämättä osaa nähdä ja varautua mahdollisiin sudenkuoppiin tilaisuuden aikana tai kestä sen tuomaa stressiä, kun joudutaan toimimaan paineen alla tilaisuuden rakentamispäivänä tai kun varsinaista tilaisuutta viedään eteenpäin.
Onko yrityksellä varaa ottaa riski huonosti toteutetusta henkilöstötilaisuudesta? Tilaisuuteen saatetaan budjetoida useita tuhansia tai kymmeniä tuhansia euroja, joten lienee myös yrityksen intressien mukaista varmistaa tilaisuuden onnistuminen. Tarkoitusperä henkilöstön tai tärkeiden asiakkaiden palkitsemisessa kääntyy epäonnistuneen toteutuksen kautta helposti itseään vastaan ja vieraiden muistikuvat huonosti ideoidusta tai toteutetusta tilaisuudesta säilyvät pitkään mielissä.
Kirjoittaja: Samuli Järvinen,
yrittäjä / Tapahtumatuottaja / UNIQ – Entertainment
Yrityksen kasvuun johtaminen -blogisarjan tekstit ovat Laurea-ammattikorkeakoulun YAMK opiskelijoiden kirjoittamia. YAMK-opiskelijat ovat omien alojensa asiantuntijoita ja opiskelevat pääosin työnteon ohella.
YAMK-koulutukseen pääsyyn vaaditaan Tradenomi (AMK) tai muu soveltuva korkeakoulututkinto. Lisäksi vaaditaan kolmen vuoden soveltuva työkokemus tutkinnon suorittamisen jälkeen.
Lisätietoa Laurean Yrityksen kasvuun johtaminen -koulutuksesta.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!
Osuit naulan kantaan, Samuli! Asiakas- ja henkilöstötilaisuudet rakentavat myös yrityksen brändiä. Huonosti toteutettu ja kotikutoinen tilaisuus voi viestiä asiakkaille tai yhteistyökumppaneille, että he eivät ole yritykselle kovinkaan tärkeitä, koska heihin ei ole viitsitty panostaa. Se voi pistää myös epäilemään yrityksen laadukkuutta ja kyvykkyyttä hoitaa asioita muillakin osa-alueilla. Myös henkilöstölle huonosti toteutettu asiakastilaisuus voi olla piinaava, nolo ja myötähäpeää herättävä kokemus. Hyvin toteutetut tilaisuudet, olivatpa ne sitten järjestetty sisäisille tai ulkoisille sidosryhmille, viestivät laadukkaasta yrityksestä, joka osaa hoitaa asiat ammattimaisesti, ja josta sidosryhmät voivat olla ylpeitä – minäkin teen töitä tämän yrityksen kanssa. Henkilöstölle ne voivat olla tärkeitä hengennostatustilaisuuksia, jotka lisäävät motivaatiota, sitoutuneisuutta yritykseen ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.