Monissa elämän eri osa-alueissa kokouksella on paikkansa. Työelämä on täynnä kokouksia. Taloyhtiöihin, harrasteisiin kuuluu kokouksia. Toisaalla niitä koetaan olevan liikaa, toisaalla liian vähän. Kokoukset ovat parhaimmillaan yhteisönsä palveleva työkalu, harmillisesti toisinaan voi olla niinkin, että hyvä aie muuttuu taakaksi ja syitä tähän voi olla monia.
Miksi kokouksia sitten pidetään? Kokouksia pidetään useammasta syystä ja siksi niitä katsotaan olevan tarpeen hieman erotella. Kokouksia pidetään taloudellisten ja uskonnollisten yhteisöjen päätöksenteon elementtinä sekä kokousten avulla johdetaan aatteellisia yhdistyksiä, erimerkiksi urheiluseuroja. Näiden lisäksi julkisoikeudellisessa päätöksenteossa kokouksella on keskeinen paikka, ajatelleen esimerkiksi eduskunnan toimintaa. Se millaisia kokouksia pidetään, riippuu ovatko ne muodollisia, kuinka virallisia, millaisia yhteisöllisiä käytänteitä tulisi toteuttaa, millainen kokouksen laatu on ja paljonko osallistujia kokouksiin tarvitaan tai odotetaan. Kokouksen muotoa voidaan määrätä myös laissa erilaisissa tilanteissa, kuten esimerkiksi yhtiökokouksessa.
Osallistujamäärän olisi hyvä johtaa kokouksen toteuttajia kohti tehokkaampaa ja järjestäytyneempää johtamista päätöksenteon mahdollistamiseksi. Jälleen tässäkin mainiona esimerkkinä toimii eduskunta. Tosin, vasta sielläkin nähtiin mahdottoman pitkä puheenvuoro, joka venyi yöhön asti. Ajatella, millaisia kokouksia siellä täysistunnot esimerkiksi olisivatkaan, jos käytänteistä luovuttaisiin. Voisimmeko odottaa tuloksellisia poliittisia päätöksiä? Vai olisiko kaikki siellä tapahtuva lopulta vai puuroutunutta puhetta vailla suuntaa? Mielenkiintoisia spekulaatioita, eikö totta.
Omasta kokemuksestani voin todeta, että parhaimmat kokoukset syntyvät yhteisesti sovituista rakenteista. Olen toteuttanut kokousrakenteen muutoksen eräässä vetämässäni palaverissa. Aiemmin olimme toteuttaneet vastaavaa palaveria. Se toteutettiin epäsäännöllisesti. Ilman runkoa. Kaikki tulivat paikalle tiettyyn kellonaikaan, palaverista kirjattiin pöytäkirja ylös ja elämä jatkui. Tarkoitus tuossa palaverissa oli kuitenkin viestiä eri ryhmien välillä yhteisön sisällä tapahtuvista asioista. Tuo palaveri nosti lähinnä eripuraa ja aikaansai kärhämää, kuka oli mitäkin viime aikoina tehnyt. Lopulta palaveriin osallistettiin niin monia henkilöitä, että rakenne alkoi olla mahdoton toteuttaa. Päädyttiin luopumaan palaverista kokonaan.
Tyhjiö viestinnässä kasvoi. Eripura eri ryhmien välillä kasvoi. Tiedonsiirto kärsi. Yhteishenki kärsi. Lopulta pandemiatilanne kiristi tilanteen siihen, että yhteisön sisällä olevia tapahtumia alkoi olla täysin mahdotonta enää tiedottaa osallisille.
OLYMPUS DIGITAL CAMERA
Aloin kartoittamaan eri ryhmien välistä halukkuutta yhteiselle palaverille. Halukkuutta tuntui löytyvän, mutta keskeiseksi ongelmaksi nousi epämukavat mielikuvat edellisestä toteutuksesta. Kukaan ei halunnut käyttää aikaansa syyttelyyn, eikä toisaalta myöskään rakenteettomaan toteutukseen. Päädyimme kasaamaan asialistan. Lisäksi osallistujamäärää rajatiin niin että joka ryhmästä palaveriin osallistui vain yksi henkilö. Tuon henkilön tehtävä oli käydä palaveriin tulevat asiat oman ryhmänsä ihmisten kanssa palaveria ennen ja palaverin jälkeen taas uudestaan, viedä saatu viesti yhteisöönsä ja keskustella siitä.
Pystyimme toteamaan nopeasti, että saadut tulokset olivat erittäin positiivisia! Yhteisön rakenne selkeytyi pandemiatilanteen ja sen tuomien haasteiden suhteen osan toimiessa etänä ja osan fyysisesti paikalla. Aiemmat kitkat jäivät, kokousrakenne selkeytyi ja yhteisölle tuli kuulluksi tullut olo entistä voimakkaammin. Kokouksen arvostus yhteisössä nousi, sen paikkaa arvotetaan ja siihen panostetaan yhtenä keskeisenä yhteistyön elimenä merkittävästi. Joten ehdottomasti, kokouksiin panostaminen kannattaa!
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!