Palautteen antaminen


Töitä on tullut paiskittua pitkään ja nyt on aika saada palautetta. Kävelen pomon huoneeseen ja tunnen kuinka levottomuus kasvaa sisälläni. Syke nousee ja hiki nousee pintaan. Kuuntelen pomoa nöyränä. Tekisi mieli vastata ja puolustautua, muttta en saa sanaa suustani. Aika loppuu kesken ja poistun takavasemmalle. Kuulostaako tutulta?

Jos jo pelkkä kutsu kehityskeskusteluun saa olon epämukavaksi, työyhteisön olisi ehkä syytä pysähtyä pohtimaan palautteen merkitystä. Väärin annettu ja työtä tuhoava palaute on seurausta vanhasta tayloristisesta ajattelusta, jossa työntekijä on vain mekaaninen ja tahdoton suorittaja. Esimies on häntä kaikessa taitavampi ja se antaa hänelle kyvyn arvioida tehtyä työsuoritusta ja korjata siinä tehdyt virheet. Ajatteleeko kukaan enää näin? Ei välttämättä, mutta kuitenkin toimii niin, kun ei paremmastakaan tiedä.

Suomessa vallitsee palauteköyhä kulttuuri. Asioiden puheeksi ottaminen on vaikeaa niin työpaikoilla kuin kodeissakin. Palaute on toisen henkilön suorituksen, työn tai käytöksen kommentoimista, jonka tavoitteena on parantaa suoritusta ja kehittää palautteen saajaa. Palautteen antaminen on taitolaji. Työpaikalla esimiehen sanat voivat saada hymyn nousemaan huulille tai koko työpaikan ärsyttämään suuresti. Kollegan, esimiehen tai alaisen antama palaute on asia jota arvostetaan, kunhan se vain annetaaan oikein.

Palautteella on keskeinen merkitys työntekijän toiminnan ohjaamisessa ja motivoimisessa ja se toimii reflektoinnin työkaluna. Oman työn kokeminen merkityksellisenä on iso osa ihmisen motivaatiota ja sitoutumista työhön sekä työnantajaan. On vanhanaikaista ylläpitää rooleja, joiden mukaan pomo on palautteen antaja ja työntekijä sen vastaanottaja. Jotta yksilöt, tiimi ja sen johtaminen kehittyvät, palautteen tulee liikkkua kaikkiin suuntiin, myös työtoverilta toiselle.

Helpointa on luonnollisesti palkitsevan palautteen vastaanottaminen, vaikeinta haastavan palautteen kuuleminen. Myönteistä palautetta voi ja kannattaakin antaa muiden kuullen, koska se vahvistaa työntekijän halua tehdä lisää hyvää myös jatkossa. Hyvin annettu palaute energisoi ja synnyttää positiivisia tunteita ja työn imua yksilöissä ja koko työyhteisössä.

Työyhteisö välttelee usein kielteisen palautteen, tai pitäisikö sanoa rakentavan kritiikin, antamista viimeiseen asti. He pelkäävät työilmapiirin ja -motivaation heikkenevän. Koska kyseesä on arka asia, väärinymmärryksiä voi toisinaan syntyä. Yksikin väärä sana tai äänenpaino voi nostaa vastaanottajan suojamuurit pystyyn ja sen jälkeen hän ei ota enää mitään vastaan.

Johtamisen asiantuntija ja kirjailija Pentti Sydänmaanlakka on sanonut että palautteen saaminen on lahja. Se pitää vain saada oikeassa kääreessä. Sen sijaan jos ainoa palaute, mitä työstään on tottunut saamaan on negatiivista ja sanottu väärään aikaan, väärässä paikassa ja seurassa, niin sitä on vaikea pitää lahjana. Negatiivinen palaute annetaankin aina privaatisti, ei muiden kuullen.

Jos palautetta ei saa ollenkaan, työntekijä ei voi olla varma, tekeekö hän oikeita asioita. Hänelle saattaa myös tulla epämiellyttävä tunne siitä, ettei hänen työllään ole mitään merkitystä ja se on huono asia työmoraalin ja hyvinvoinnin kannalta. Lopputuloksena voi olla työn mielekkyyden katoaminen ja tylsistyminen työtehtäviin. Myös työuupumuksen riski saattaa kasvaa.

Miten palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta sitten voisi tehdä miellyttävämpää? Ainakin muistamalla kunnioittaa palautteen saajaa. Kun ihminen kokee, että häntä kohdellaan oikeudenmukaisesti, myös saatu kritiikki hyväksytään helpommin. Oikeudenmukainen palaute on konkreettista ja hyvin perusteltua ja sisältää kritiikin lisäksi realistisia ratkaisuehdotuksia.

Palautteen antamisen tulee olla dialogia, jossa pohditaan yhdessä samaa asiaa eikä keskitytä toisen osapuolen tekemiin virheisiin. Yhteisessä keskustelussa myös palautteen saajalla on mahdollisuus esittää asiaan omat näkemyksensä, perustelunsa ja ratkaisuehdotuksensa. Kielenkäyttöön tulee kiinnittää erityisesti huomiota. Jos sanavalinnat loukkaavat palautteen saajaa, sen perille meno kärsii, vaikka palaute itsessään olisikin aiheellista. Jos palautteen antaja on tunteiden vallassa, on parasta yrittää rauhoittua ensin, koska äänen korottaminen saati huutaminen eivät kuulu palautteen antamiseen. Paras keino on puhua suoraan, mutta kunnioittavasti.

Jennifer Porter on kirjoittanut palautteen antamisesta Harvard Business Review’hin ja hän antaa kahdeksan neuvoa auttamaan kehittävän palautteen antamisessa.

1) Keskity kokonaisuuteen eli ns. ison kuvan tarkastelemiseen. Se on paras tapa auttaa palautteen saajaa olemaan tehokas työssään. Palautteen saajan pitää ymmärtää mitkä ovat ne toimenpiteet, joita hänen pitää tehdä enemmän ja mitä vähemmän, jotta asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa.

2) Keskity organisaatioon, sen arvoihin ja strategiaan. Vältä perustamasta palautetta omiin henkilökohtaisiin johtamiskäsityksiisi tai mieltymyksiisi.

3) Kuvaa konkreettisia tekoja ja käyttäytymistä, älä käytä adjektiiveja kuten ”inspiroiva” tai ”loistava”. Avainsana on tekeminen.

4) Pysyttele asialinjalla, jotta palautteen saaja tietää, mihin palaute perustuu. Älä kuvaa käyttäytymistä erilaisten adjektiivien avulla, äläkä toisen ihmisen puolesta, koska tämä näkökanta ei välttämättä ole oikea.

5) Anna sekä myönteistä että kielteistä palautetta. Positiivinen palaute auttaa jatkamaan samalla tiellä ja on yksi parhaista sitoutumista, motivaatiota ja innovointia edistävistä tekijöistä. Negatiivinen palaute taas tehostaa muutoksen aikaansaamista.

6) Jotta lähiaikojen tapahtumat eivät painottuisi liikaa, anna palautetta toistuvista toimintatavoista ja käyttäytymismalleista, sen sijaan että keskittyisit yksittäisiin tilanteisiin.

7) Anna palautetta teoista ja niiden vaikutuksesta. Vaikka henkilökohtaisista ominaisuuksista kertominen voikin tuntua mukavalta palautteen saajasta, hänen tekojensa vaikutuksesta kertominen motivoi parhaiten.

8) Laita kehityskohteet tärkeysjärjestykseen, koska ihminen ei voi keskittyä moneen asiaan samanaikaisesti. Kaikki asiat eivät voi olla yhtä tärkeitä, joten kehityskohteiden määrää on rajoitettava tehokkuuden varmistamiseksi.

Lopuksi voit kysyä itseltäsi: koska viimeksi annoin rakentavaa palautetta?

Kirjoittaja: Markku Inkiläinen – ikuinen innostuja ja innostaja

Lähteet:

Ahlroth, A. 2019. Aki Ahlrothin kolumnit.

Edu.fi. 2018. Palautteen antamisesta. https://www.edu.fi/taiteen_perusopetus/sanataide/palautteen_antamisesta Porter, J. 2017. How to Give Feedback People Can Actually Use.

Talouselämä. 2017. Palautteen antaminen on vaikea laji – näin kehityt siinä.

Yrityksen kasvuun johtaminen -blogisarjan tekstit ovat Laurea-ammattikorkeakoulun YAMK opiskelijoiden kirjoittamia. YAMK-opiskelijat ovat omien alojensa asiantuntijoita ja opiskelevat pääosin työnteon ohella.
YAMK-koulutukseen pääsyyn vaaditaan Tradenomi (AMK) tai muu soveltuva korkeakoulututkinto. Lisäksi vaaditaan kolmen vuoden soveltuva työkokemus tutkinnon suorittamisen jälkeen.

Lisätietoa Laurean Yrityksen kasvuun johtaminen -koulutuksesta.

Yksi kommentti artikkeliin ”Palautteen antaminen

  1. Markku, kiitoksia näistä hyvistä vinkeistä! Palautteen antaminen on taitolaji ja harjoittelemalla, tiedostamalla omia sanojaan ja niiden merkitystä on keskeistä johtamisessa. Kun kanavia on paljon täytyy myös huomioida kirjoitetun ja sanotun palautteen eroja.

    Vastaa

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *