Oletko sinä työskennellyt tai työskenteletkö esimiestehtävissä? Tai aiotko työskennellä esimiehenä tulevaisuudessa?
Jos vastasit yllä olevaan kysymykseen kyllä, lue tämä teksti. Esimiehen tulee olla positiivinen, avoin, rakentava ja selkeä. Esimiehen on tärkeä hallita viestintä, sillä se on tie johtamiseen. Esimiehet kohtaavat päivittäisessä työssään erilaisia tilanteita, joista kerromme seuraavaksi muutaman.
Ole itsevarma
Esimiestyö on johtamista, ja itsevarma ihminen pystyy vaikuttamaan muihin. Pelkkä itsevarmuus ei esimiestä auta, hänen pitää uskoa myös alaisiinsa. Luotto omaan toimintaan näkyy viestinnässä itsevarmuutena. Itsevarma esimies on vahvempi auktoriteetti, jolloin hänen sanaansa uskotaan. Usko itseesi ja siihen mitä viestit.
Vaikeassa asiakaspalvelutilanteessa itsevarmuus omaan tekemiseen on tärkeää. Asiakkaan tulee uskoa, että tiedät mitä teet ja puhut. Kuitenkin, jos viestintä on epävarmaa, uskottavuus sinuun ja yritykseen vähenee. Sama pätee omiin alaisiin. Jos olet epävarma, alaiset eivät seuraa eivätkä tue sinua.
Ole läsnä
Hyvä esimies on paikalla ja tukena tarpeen vaatiessa. Henkilöstön tukeminen ja auttaminen ongelmatilanteissa on tärkeää esimiestyössä. Esimies ylläpitää omalla toiminnallaan avointa viestintäkulttuuria. Tämän kautta alaisilla on helpompi lähestyä esimiestä tilanteesta riippumatta. Myös erilaiset ongelmatilanteet nousevat hyvissä ajoin esille, jolloin niihin pystytään tarttumaan ajoissa. Ammattitaitoinen esimies on myös aidosti kiinnostunut alaistensa ajatuksista ja mielipiteistä.
Ole selkeä ja johdonmukainen
Esimiehen viestinnän on oltava selkeää ja johdonmukaista, jotta vältytään väärinkäsityksiltä. Viestinnän muo-dosta riippumatta on suuri vaara tulla väärinymmärretyksi. Esimiehen olisi tärkeää varmistaa, että viesti on mennyt halutulla tavalla perille.
Hyödynnä viestinnän eri muotoja luovasti
Hyvä esimies osaa valita oikean tavan kommunikoida. Kommunikoinnissa voi hyödyntää suullista, sähköistä ja kirjallista kanavaa. Eri tilanteet ovat parhaita hoitaa suullisesti tai sähköisesti, esimerkiksi esimies johtaa suullisesti ja tiedottaa sähköisesti.
Rakentava palaute on parempi kertoa suullisesti, sillä tilanne on usein vuorovaikutusta vaativa, jotta alainen ei tulkitse palautetta väärin. Näin vältytään väärinkäsityksiltä. Suullinen palaute mahdollistaa vuorovaikutuksen, ja esimies voi varmistaa, että viesti on ymmärretty oikein. Työntekijän näkökulmasta suullisen viestinnän kautta tulleiden ohjeiden tai palautteiden myötä on mahdollista esittää kysymyksiä ohjeen tai palautteen antajalle.
Sähköinen viestintä mahdollistaa esimiehen viestiä usealle työntekijälle samanaikaisesti, jolloin tiedon jakaminen luonnistuu jokaiselle yhteneväisesti. Sähköinen viestintä sopii hyvin esimerkiksi tiedottamiseen.
Hoida ongelmatilanteet oikein
Esimiehen vastuulla on selvittää muun muassa työpaikalla ilmeneviä ongelmatilanteita alaistensa välillä. Osaavana henkilönä hän pystyy lähestymään tilannetta, selvittämään osapuolten näkemyksiä ja tekemään ratkaisuja, jotka eivät perustu hänen omiin tunteisiinsa vaan oikeaan tapaan toimia. Tämä on erittäin tärkeätä varsinkin silloin, kun jompikumpi alaisista on myös esimiehen ystävä. Ammattimainen esimies osaa näin erottaa työminän ja vapaa-ajan minän eikä anna henkilökohtaisen tunteen viedä tilanteessa.
Esimies joutuu työnsä puolesta myös ikäviin tilanteisiin, esimerkiksi irtisanomaan henkilökuntaa. Tilanne voi olla arkaluontoinen ja vaatii esimieheltä myös empatiakykyä. Kyseessä oleva tilanne kuuluu hoitaa henkilökohtaisesti. Tilanteessa kuuluu pysyä rauhallisena, vaikka alainen olisi tunteellinen.
Seuraa näitä vinkkejä, luota itseesi ja onnistu!
Kirjoittajat: Riina Ristola, Ville Rantanen, Emilia Kesälä, Viiu Riipinen & Alex Vanhanen / HLA220KN
Lähteet:
Balentor 2020. Esimiesviestintä- ja vuorovaikutustaidot.
Duunitori 2018. Rakentava palaute on arvokas lahja.
Kankainen, S. 2019. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille. Helsingin yliopisto.
Salmimies, R. & Ruutu, S. 2013. Ratkaisuja esimiestyön haasteisiin. Helsinki: Sanoma Pro.
Vuorimaa, P. 2014. 5 vinkkiä parempaan esimiesviestintään. Muutoksen ammattilaiset / Kauppalehti.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!