Oletko varmasti valmis johtamaan hajautettua tiimiä?

Ajatteletko, että voit toimia johtajana 400 km sinusta istuvalle työntekijälle samalla tavalla kuin huoneen toisessa päässä istuvalle työntekijälle? Et voi. Voit yrittää, mutta todennäköisesti lopputuloksena on joukko työntekijöitä, jotka eivät ole sitoutuneita yritykseen, sen arvoihin ja tavoitteisiin. Suurin osa esimiesvastuun saaneista ihmisistä ymmärtää, että johtaminen ei ole jotain, mitä voi toteuttaa muiden töiden ohella paneutumatta siihen kunnolla. Johtaminen vaatii läsnäoloa, ihmisten kanssa keskustelua, kuuntelua ja tukemista. Nämä ovat vaikeita toteuttaa ihan normaalissakin toimistoympäristössä. Kun työntekijät sijaitsevat hajallaan ja kaukana toisistaan, kasvaa johtamisen vaikeuskerroin.  

Tavoitteet, luottamus, läsnäolo ja yhteishenki. Nämä ovat kaikessa johtamisessa tärkeitä, mutta kun ihmiset eivät kohtaa toisiaan kasvokkain, tulee näiden onnistumiseen paneutua eri tavalla. Hyvien tavoitteiden asettaminen toimii parhaimmillaan erinomaisena työkaluna hajautetun tiimin johtamisessa. Kun tavoitteet on asetettu ja niiden toteutumista seurataan hyvien mittareiden kautta, on näiden avulla helppo havaita myös mahdolliset ongelmat. Hajautetun työn johtamisessa on äärimäisen tärkeä luottaa ihmisiin, koska valvonta ei yksinkertaisesti ole mahdollista, kun kohtaamiset ovat harvassa. Luottamus tulee olla annettuna, mutta ongelmiin täytyy olla rohkeutta puuttua.

Mikäli ongelmiin ei puututa, on riskinä ihmisten sitoutumisen heikentyminen ja yhteishengen murentuminen. Hajautetun tiimin johtamisessa tarvitaan läsnäoloa, vaikka se ei tapahdu kasvokkain. Tätä varten johtajan on tärkeä luoda etäläsnäolo. Tämä voidaan toteuttaa monella tavalla, ja kunkin etäjohtajan kannattaa miettiä itselleen luontevin tapa toteuttaa tätä. Toisille voivat toimia säännölliset puhelut etäällä olevien ihmisten kanssa, erilaiset koko tiimin virtuaaliset yhteydenpitotavat tai koko tiimin virtuaalipalaverit, jossa varmistetaan kaikkien osapuolten äänen kuuluminen ja yhteenkuuluvuuden tunteen muodostuminen. Näillä keinoilla vahvistetaan myös yhteishenkeä. 

Edellä olevien perusperiaatteiden lisäksi hajautetun tiimin johtamisessa kannattaa harkita seuraavia: 

• Tiimin virtuaalipalavereihin kannattaa jättää aikaa kuulumisien vaihtoon 
• Kokouksen vetäjän tehtävä on varmistaa, että etänä olevat saavat äänensä kuuluviin ja pääsevät osallistumaan kokoukseen aktiivisesti 
• Säännöllinen yhteydenpito sekä esimiehen että muiden tiimin jäsenten toimesta. Vapaamuotoiset ja ajastamattomat yhteydenpidot luovat tunnetta välittämisestä 
• Esimiehen tehtävä on varmistaa, että muu tiimi osaa huomioida etänä olevien huomioimisen arjessa ja kokouksissa 
• Etänä olevilta vaaditaan erinomaisia itsensä johtamisen taitoa. Tämän asian varmistaminen tulee olla vähintään kehityskeskustelujen asialistalla  

Sähköposti ja lyhyet puhelut sopivat tiedon keräämiseen, pidemmät puhelut ja videoneuvottelut ongelmien ratkaisuun mutta uusien ideoiden syntymiseen tarvitaan kasvokkain tapahtuvaa kohtaamista. Tämän vuoksi on melko epätodennäköistä, että toimivan tiimin rakentaminen onnistuu ilman säännöllistä kasvokkain kohtaamista. Kun johtaja päättää lähteä hajautetun tiimin johtamiseen, kannattaa varautua siihen, että tehtävään sisältyy myös matkustamista. Lähiesimiehen on tärkeä näkyä myös etäällä olevien toimipisteissä säännöllisin väliajoin ja myös koko tiimin yhteiset kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset ovat tärkeitä. Parhaimmillaan nämä tilaisuudet löytyvät kalentereista koko vuodelle, jolloin ne rytmittävät arkea ja muistuttavat siitä, että etäällä oleva ei ole yksin.  

Hajautetun tiimin johtamisessa on tärkeä muistaa, että hyvin harva meistä pystyy parhaimpaan suoritukseen täysin yksin. Ihminen tarvitsee toisia ihmisiä ympärilleen ja hajautetun tiimin johtamisessa tämän varmistaminen on johtajan tehtävä.  

Kirjoittaja: Asta Autelo

Hertel, G., Geister, S. & Konradt, U. 2005. Managing virtual teams: A review of current empirical research. Human Resource Management Review. Volume 15, Issue 1. 69-95. 

https://etajohtaminen.fi

Sydänmaanlakka, P. 2012. Älykäs johtaminen 7.0. Talentum Media. 

Yrityksen kasvuun johtaminen -blogisarjan tekstit ovat Laurea-ammattikorkeakoulun YAMK opiskelijoiden kirjoittamia. YAMK-opiskelijat ovat omien alojensa asiantuntijoita ja opiskelevat pääosin työnteon ohella.
YAMK-koulutukseen pääsyyn vaaditaan Tradenomi (AMK) tai muu soveltuva korkeakoulututkinto. Lisäksi vaaditaan kolmen vuoden soveltuva työkokemus tutkinnon suorittamisen jälkeen.

Lisätietoa Laurean Yrityksen kasvuun johtaminen -koulutuksesta.

Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!