Kirjoittanut: Suvi Habrat, Emilia Hiivala, Lilja Lepistö-Osho, Sani Savolainen ja Eveliina Tamminen
Tämä artikkeli on kirjoitettu ensimmäisen lukukauden aikana, juuri opintojen alettua. Artikkeli on kirjoitettu osana Projektinhallinta ja viestintä -opintojaksoa. Viestinnän lehtorina toimii Anja Mertanen ja Projektinhallinnan lehtorina Paula Väliaho. Artikkelissamme tarkastellaan projektityötä ja projektiryhmän toimivuutta sen myötä. Haasteellisen siitä teki olosuhteet ja sitoutuminen työn tekemiseen. Tästä tuli oppimisprosessi, joka johti taitojen kasvamiseen. Tässä artikkelissa tarkastellaan projektityön tekemistä ja siihen liittyviä haasteita, sekä sitä miten ryhmä löysi ratkaisun haasteisiinsa.
Projektityön aloitus
Projektia varten valikoitiin viisi opiskelijaa. Tehtäväksi annettiin tehdä diaesitys aiheesta Arjen hallinta. Ryhmän esiintymisvuoron alkaessa päivän toiseksi viimeisenä esityksenä, oli paikalla vain yksi viidestä tekijästä. Tämä johti esityksen siirtymiseen toiseen ajankohtaan, jolloin julkiset liikennevälineet eivät kulkeneet. Esitys kuitenkin päästiin pitämään, sillä esteistä huolimatta projektiryhmän jäsenet yhtä lukuun ottamatta pääsivät paikalle.
Varsinaisen projektityön ohjeistus annettiin niin, että se eteni yksityiskohdista kokonaisuuteen. Yksityiskohtia oli paljon ja ohjeet antoivat paljon tulkinnanvaraa, minkä vuoksi kokonaisuutta oli paikoitellen vaikea hahmottaa. Tässä ryhmän tärkeys korostui -viisi päätä hahmottaa asiat huomattavasti helpommin kuin yksi.
Projektityön aloitus osui kiireiseen ajankohtaan. Projektiryhmän jäsenet kokivat stressiä, kuten kokivat myös projektiryhmämme kohderyhmä eli kanssaopiskelijat. Tämä ilmeni keskinäisissä keskusteluissa. Tässä havaittiin tarve, johon projektiryhmä lähti etsimään ratkaisua. Projektiryhmä päätyi lähdemateriaalin, sekä ryhmässä esiintyvän asiantuntijuuden pohjalta työstämään aihetta Kampusliikunnasta hyvinvointia.
Idea siitä mitä, missä ja miten projekti toteutettaisiin, oli vielä hahmottumatta, mutta hahmottui projektin edetessä. Pienin askelin ryhmä rajasi Arjen hallinnan aihetta paremmin hallittavaan ja tarpeita vastaavaan muotoon.
Projektissa on erilaisia toimenkuvia (Mäntyneva 2016, 20–21.) Projektiryhmä osin totesi ja osin päätti siitä, ketkä toimivat projektin asettajana, ketkä muodostavat ohjausryhmän, kuka on projektipäällikkö, projektiryhmän jäsen, projektisihteeri, varaprojektipäällikkö, sekä varasihteeri. Projektiryhmässä päätettiin miten viestintä projektissa toteutetaan, sovittiin viestintäalustan käytöstä, sekä tehtiin projektiin viestintäsuunnitelma. Ryhmän kesken viestintäalustana käytettiin pääosin WhatsApp-palvelua sekä osin myös Teams:ia.
Projektityön suunnittelu
Projektiryhmä kokoontui useasti kampuksella. Kaikki eivät päässeet aina paikalle, joten järjestettiin mahdollisuus osallistua työskentelyyn etäyhteyksin. Ensimmäisessä kokoontumisessa kartoitettiin projektitiimin jäsenten vahvuuksia ja heikkouksia projektin tekemistä ajatellen. Projektityöhön pyrittiin hyödyntämään kaikkien potentiaali. Ensimmäisessä kokoontumisessa kirjoitettiin myös aikataulu työskentelylle. Projektin tavoite ja rajaukset selkiintyivät lähdemateriaaliin tutustumisen yhteydessä.
SMART-tekniikan kautta kartoitettiin projektityön selkeyttä, mitattavuutta ja sitä, onko sillä selkeä aika ja loppu, onko se realistinen, sekä tarpeellinen. (Opiskelukoulu 2024).
Ryhmä päätti tehdä kohderyhmälle ennakkokyselyn, jonka avulla se pääsi tarkastelemaan projektin tarpeellisuutta, sekä toteutuksen jälkeisen kyselyn, jolla kykeni tarkastelemaan projektin vaikuttavuutta. Projektiryhmä sai ennakkokyselyllä saatuun tutkittuun tietoon perustuvan varmuuden siitä, että kohderyhmän tarve vastaa projektisuunnitelmaa. Yhteisessä kokoontumisessa projektiryhmä oli yksimielinen suunnitelman riittävästä selkeydestä, sekä realistisuudesta. Kokoontumisessa päätettiin myös noudattaa ohjausryhmän luomaa aikataulua projektin toteuttamisessa, jolloin sillä oli selkeä alku ja loppu.
Haasteet työskentelyssä
Tässä vaiheessa työskentelyä huomio kiinnittyi töiden epätasaiseen jakautumiseen. Kaikki eivät olleet sisällyttäneet viestintäalustan käyttöä osaksi työskentelyä ja tämä loi katkoja viestintään. Runsaat poissaolot työskentelykerroista hankaloittivat töiden jakamista, ja tämä puolestaan lisäsi aktiivisten läsnäolijoiden ja viestijöiden työtä.
Vastuu työn etenemisestä jakautui epätasaisesti. Tästä muodostui uhka projektin tasapainoiselle etenemiselle. Tätä uhkaa käsiteltiin avoimesti ryhmän sisällä. Viestintäkanavan kautta projektipäällikkö ja sihteeri kannustivat kaikkia ottamaan osaa työskentelyyn ja lupasivat apua tarvittaessa. Projektipäällikkö vaati kaikkia osallistumaan. Kaikki lähtikin etenemään niin, että kaikki osallistuivat, kunnes tässä asiassa tuli taas takapakkia. Asia otettiin esille ohjausryhmän palaverissa ratkaisun löytämiseksi.
Ryhmädynamiikka muodostuu ryhmän jäsenten peloista, toiveista ja odotuksista, jotka kohdistuvat itseemme ja toisiimme. Nämä tunteet vaikuttavat ryhmän toimintaan. Turvallisuus on pohja ryhmän toimijuudelle. (Raatikainen, Rahikka, Saarnio & Vepsä 2022, 144–145).
Kävi ilmi, että projektiryhmän jäsenten työskentelyrytmi erosi huomattavasti toisistaan. Ryhmässä oli jäseniä, jotka halusivat saada työt tehtyä hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Toisille jäsenille riitti se, että osatyö oli vähän myöhässä, kunhan projektin asettamassa määräajassa pysyttiin. Ryhmässä tehtiin päätös, että jokaisen ryhmän jäsen lähestyy tässä asiassa kultaista keskitietä. Lisäksi luotiin aikaraja sille, mihin mennessä viestit viestintäalustalta katsotaan. Tämä lisäsi viestinnän sujumista ja töiden tehdyksi tulemista.
Projektin vaikuttavuus
Projektin toteutuksessa käytettiin sosiaalisen median viestintäkanava Instagramia tiedon jakamiseen, sekä kuntosaliohjaukseen. Projektitoteutuspäivänä ohjattiin kohderyhmää käyttämään kampuksen liikuntamahdollisuuksia ryhmä-, sekä yksilöohjauksena. Kukin projektiryhmän jäsen osallistui toteutuksessamme aktiivisesti kohderyhmämme ohjaukseen, takaamalla kohderyhmällemme parhaan mahdollisen liikunnallisen ohjauksen.
Instagramiin jaettiin videoita kuntosaliharjoittelun tueksi, jota kohderyhmä voisi käyttää jatkossakin.
Palautekyselyn tulosten mukaan projekti lisäsi kiinnostusta liikkua ja käyttää kampuksella olevia liikuntamahdollisuuksia kampuspäivien aikana.
Projektityön kautta selkeytyi tutkittuun tietoon perustuvien lähteiden merkitys, sekä projektiryhmän jäsenet saivat tietoa erilaisista tiedon keräämistavoista. Projektissa sai käytännön kokemusta erilaisista rooleista projektityössä. Projektissa oppi käyttämään erilaisia sähköisiä viestintä- ja kirjoitusalustoja, tekemään suunnitelmia, sekä rajaamaan niitä.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!