Projektinhallinta tuli osaksi yrityskulttuuria sykäyksittäin 1970- ja 1990 lukujen ja vuoden 2008 talouskriisien viitoittamana. Talouskriisien aikana resurssit olivat hyvin tiukassa ja vaadittiin liiketoimintaa tehostavia työkaluja. Projektinhallinta nähtiin tähän ratkaisuna ja projekteja käyttäneet yritykset selvisivät kriiseistä paremmin kuin yritykset, jotka eivät niitä käyttäneet. Nämä tulikokeet toivat uskottavuutta projektinhallintaan. Toisaalta teknologian huima kehitys mahdollisti tämän uuden toimintatavan käyttöönoton täysin uudella ohjelmistokehittämisen kentällä, minne se soveltui loistavasti. Projektinhallinnan yleistyessä sitä alettiin tutkia ja syntyi teorioita ja malleja. Nykyaikaiset mallit eroavat todella paljon aikaisimmista projektinhallinnan malleista, mutta projektin määritelmä ja sen hallinnan moni perusperiaate pätee yhä. Suurien teorioihin pohjautuvien mallien lisäksi projektinhallintamalleja on alettu muokkaamaan ja luomaan vastamaan juuri tietyn organisaation tarpeita.
Opinnäytetyössä kehitettiin projektinhallintamalli teollisuusyritys SabriScan Oy:lle ja tämän tytäryhtiö BriCut Tools Oy:lle. Malli vastaa organisaation tarpeisiin ulkoisesti toteutettujen projektien hallinnassa. Lähtötilanteessa organisaatiolla ei ollut tällaista mallia laisinkaan. Haastattelujen kautta selvisi kuitenkin SabriScan Oy:n toimintatapa myyntiprojekteissa ja organisaatiokulttuurille ominaisia piirteitä. Haastattelussa saatujen tietojen ja projektinhallintakirjallisuuden perusteella ryhdyin sorvaamaan uutta mallia. Projektinhallintamallien tutkinta rajautui kolmeen toimeksiantajan sanelemaan malliin, jotka olivat vesiputousmalli, Lean ja Agile. SabriScan Oy ja BriCut Tools Oy käyttävät Lean-filosofian oppeja toiminnassaan ja Lean toimikin selkärankana uuteen malliin.
Mallin muodostuksessa ja etenkin ratkaistavien ongelmien löytämisessä suurta roolia näytteli opinnäytetyössä mainittu referenssiprojekti. Tällä viitataan tutkimaani Laurean P2P projektitiimiin. Tutkimusmenetelmäni oli osallistuva havainnointi ja toimin projektitiimille SabriScan Oy:n ja BriCut Tools Oy:n asiantuntijana ja seurasin heidän toimintaansa tarkkaan niin yhteisissä tapaamisissa, kuin heidän omassa projektitilassaan. Tämän projektin ja haastattelujen aikana löydettyihin epäkohtiin ja yleisiin puutoksiin hankittujen vastausten perusteella syntyi malli, jota entisestään kehitettiin projektinhallintateoriassa mainittujen yleisesti hyväksi todettujen lainalaisuuksien mukaan.
Lopullinen malli painottaa projektitiimin itsenäisyyttä, joustavuutta ja aikataulussa pysymistä sekä tilaajalle lisäarvin tuottamista. Itsenäisyydellä pyritään välttämään tiimin aiheuttamaa häiriötä tilanneelle organisaatiolle. Joustavuutta haetaan tiimin laajasta osaamisesta, jotta se pystyy vastaamaan muuttuviin tilanteisiin. Joustavuus ja moniosaavuus edesauttaa aikataulussa pysymistä, mikä on tilaajaorganisaatiolle elinehto. Näiden lisäksi painotetaan lisäarvon tuottamista, joka tarkoittaa sitä, että vaikka projekti jäisi kesken tai kokisi paljonkin komplikaatioita, tulee sen tuottaa tilaajaorganisaatiolle käyttökelpoista tuotetta tai muuta lisäarvoa. Muun muassa näiden painopisteiden johdattelemana mallia tarkennettiin ja päädyttiin alla näkyvään malliin.
Malli erottelee projektin tilanneelle organisaatiolle ja sen toteuttajaorganisaatiolle näkyvät toiminnot erilleen. Välissä olevalla alueella on molemmille organisaatiolle näkyvät osuudet. Mallia luetaan reunoilta keskelle. Projektin tilaajaorganisaatio on toimintasuunnitelmassaan osoittanut toteutettavan projektin, jonka heidän valitsema vastuuhenkilö ohjaa. Henkilön toiminnasta vain toteuttajaorganisaation toimintaan vaikuttavat tekijät näkyvät toteuttajaorganisaatiolle. Projektin toteuttajaorganisaatio valitsee edustajan, joka pääsääntöisesti hoitaa viestinnän tilaajaorganisaation kanssa. Projektin alun briefissä tavataan kuitenkin kaikkien projektille olennaisten henkilöiden kesken ja tutustutaan. Muissakin tilanteissa tapaaminen on mahdollista, mikäli se on projektin kannalta välttämätöntä tai aiheuttaa erityistä hyötyä. Projektissa tuotoksen luomisen prosesseista vastaa projektitiimi ja nämä prosessit saavat pysyä tiimin omana tietonaan, ellei niiden näkyvyyttä vaadita. Osa prosesseista kuitenkin todennäköisesti aina näkyy, sillä lopputuotos tullaan esittelemään. Mallin keskiössä on viestintä, joka tulee olla välitöntä molemmilta puolilta, mutta projektin toteuttajaorganisaation tulee harkita viestinnässään sen tarpeellisuutta ja tehdä viestinnästä mahdollisimman selkeää, jotta tilaajaorganisaatio pysyy mahdollisimman motivoituneena vastaamiseen, eikä viestiminen tuhlaa tilaajaorganisaation aikaa. Toinen keskiössä näkyvä asia on projektitila, joka on näkyvissä molemmille organisaatiolle. Tilassa on näkyvillä projektin mittarit, yleiset dokumentit, projektin tuotokset ja ilmoitusasiat. Projektitilaa ylläpitää projektitiimi ja sen tulee olla ajan tasalla. Tilaajaorganisaation edustajan tulee voida tarkastaa itselleen sopivana hetkenä projektin eteneminen projektitilasta.
Malli otetaan opinnäytetyön tilanneessa organisaatiossa käyttöön vuonna 2023 ulkoisten projektien hallinnassa. Mallin koettiin vastaavan sille annettuja vaatimuksia ja sen perusteellisuus ja huolellinen räätälöinti tilaajaorganisaatiolle aiheutti keskustelun mallin laajemmasta käyttöpotentiaalista organisaatiossa. Seuraavat askeleet ovat siis mallin käytännön toimivuuden arvioinnissa ja mallissa mainittujen käytännön toimenpiteiden ja toimintatapojen kirjaamisessa.
Linkki opinnäytetyöhön: LINKKI
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!