Artikkelin on kirjoittanut Hantta Kotijoki
Dokumentaatiolla on tärkeä rooli työelämässä, kuten riskien hallinta, tiedon jakaminen, toiminnan tehokkuuden edistäminen sekä laadun varmistaminen. Laaja dokumentaatio auttaa myös saamaan käsityksen nykytilanteesta, joka taas edes auttaa prosessien kehittämistä. Hyvän ohjeen rakenteen tiedostaminen auttaa luomaan täsmällisen, selkeän sekä hyödyllisen ohjeen.
Oleellisinta ohjeissa on sen sisältö ja miten se on kerrottu. Ohjeita kirjoittaessa tulisikin miettiä tarkkaan, kenelle ohje on tarkoitettu ja mitkä ovat tärkeimmät asiat, jotka auttavat lukijaa saavuttamaan halutun lopputuloksen kyseisen ohjeen avulla. Jos ohje halutaan tehdä esimerkiksi työtehtävän suorittamisesta, voidaan oleellisempia tietoja kartoittaa miettimällä, mistä asioista tulee eniten kysymyksiä kun työtehtävää tehdään. Tämä auttaa ymmärtämään, mikä asia tarvitsisi selvennystä. Ohje kannattaa myös aina testauttaa lukijaryhmän edustajalla, ketä varten ohje luodaan.
Hyvä ohje on rakenteeltaan ja kieleltään selkeä. Selkeys tulisi tulla ilmi jo ohjeen otsikosta, joka kertoo lukijalle heti, mitä ohje koskee. Ohjeen pilkkominen alaotsikoihin auttaa myös selkeyttämään ohjeen sisältöä ja sen rakennetta sekä auttaa lukijaa löytämään tarvittavat tiedot nopeammin. Kieleltään ohje on selkein silloin, kun siinä ei käytetä erikoistermistöä, joka saattaa hämmentää lukijaa. Jos erikoistermistö on kuitenkin tarpeen, tulisi termit selittää lukijalle hyvissä ajoin, jotta ohjeen lukeminen ja ymmärtäminen ei häiriinny.
Hyvillä ohjeilla pystytään varmistamaan toimintojen jatkuvuus työelämässä. Esimerkiksi poissaolotapauksen sattuessa, voidaan tärkeimmät työtehtävät vielä suorittaa, sillä niistä on laadittu ohjeet. Hyvät ohjeet ovat myös tärkeä osa uuden työntekijän perehdytyksessä, sillä perehdytysprosessi on heti selkeämpi, kun työtehtävästä on saatavilla ohjeet.
Opinnäytetyössäni loin ohjeen työtehtävää varten, jossa niitä ei vielä ollut olemassa. Ohjeiden tärkeyttä ei voi korostaa liikaa ja tärkeimmät toiminnot tulisikin aina dokumentoida vähintään yhdessä muodossa niin, että ne ovat helposti kaikkien löydettävissä. Ohjeita luodessa tulee kuitenkin myös muistaa, että niiden päivittäminen on yhtä tärkeää, sillä vanhentunut informaatio voi luoda vain hämmennystä ja johtaa ei-haluttuihin lopputuloksiin.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!