Projektin läpivienti voi olla haasteellista, jos toimeksiantaja ei vastaa kysymyksiin tai ehdotuksiin. Tässä blogissa jaan vinkkejä ja kokemuksia siitä, miten selviytyä tällaisesta tilanteesta ja kuinka onnistua projektissa siitä huolimatta hyvin.
Viestinnän vaikeus
Ensinnäkin, selvitä mitkä tehtävät voit suorittaa itsenäisesti ja mitkä tehdään tiiminä. Keskity niihin, joita voit edistää omalla tiedollasi ja taidollasi. Tee samalla ennakoivia toimia, valmistaudu vaihtoehtoisiin suunnitelmiin odotettaessa mahdollisia toimeksiantajan vastauksia.
Ole proaktiivinen kommunikaatiossa. Pidä toimeksiantaja ja projektitiimi ajan tasalla projektin etenemisestä ja pyydä tarvittaessa lisäohjeita/esitä tarkentavia kysymyksiä, että tiedät mitä tarkalleen haetaan. Hyödynnä myös projektin sidosryhmiä, kuten kollegoita ja opettajatutoria, joiden kanssa voit keskustella ja miettiä ratkaisuja tilanteen selvittämiseksi.
Pitäkää dokumentaatio ajan tasalla. Kirjatkaa ylös kaikki tekemänne ideat, päätökset ja toimenpiteet, jotta pysytte järjestelmällisinä ja toimeksiantajakin saa selkeän kuvan projektin tilanteesta. Se helpottaa myös asioiden jälkitarkastelua.
Selkeä ja tehokas projektiviestintä
Selkeys on avainasemassa. Epäselvyys voi johtua epätarkoista viesteistä tai puutteellisesta tiedonkulusta. Ratkaisuksi tarvitaan selkeää ja ymmärrettävää viestintää, joka sisältää muun muassa tarkkoja ohjeita ja avointa dialogia väärinkäsitysten välttämiseksi. Viestinnän yksisuuntaisuus on yleinen haaste. Aktiivinen kuuntelu ja empatia ovat avainasemassa, sillä ihmiset haluavat tulla kuulluiksi ja ymmärretyiksi.
Uuden teknologian hyödyntäminen voi aiheuttaa aluksi haasteita, mutta myös tarjota ratkaisuja. Selkeät kommunikaatiosäännöt ja teknologisten työkalujen oikea käyttö tiimin sisällä auttaa varmistamaan tehokkaan viestinnän.
Jatkuva oppiminen on välttämätöntä viestinnän haasteisiin vastaamisessa ja projektin parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Maailma muuttuu jatkuvasti, ja uudet teknologiat ja käytännöt auttavat ja helpottavat viestintää. Siksi on tärkeää olla avoin uusille ideoille ja toimintatavoille, sekä oltava valmis kehittymään jatkuvasti. Oppiminen voi olla välillä haastavaa, mutta kannattaa yrittää, saatat vaikka oppia!
Hyvä johtajuus on ratkaisevassa asemassa. Hyvä projektijohtaja ei ainoastaan viesti selkeästi ja tehokkaasti, vaan myös kuuntelee, motivoi ja innostaa muita. Myös tiimin jäsenten vahvuudet kannattaa selvittää helpottaakseen onnistumista. Johtajan kannattaa myös luoda avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri, jossa ihmiset voivat ilmaista itseään vapaasti ja tuntea itsensä arvostetuiksi roolista riippumatta. Silloin monesti lopputuloskin on parempi.
Onnistuminen on itsestä kiinni
Muista olla kärsivällinen. Odota toimeksiantajan vastauksia maltilla lähettämättä satoja sähköposteja tai viestejä, se saattaisi vain vähentää vastaamisen prioriteetti -tasoa entisestään. Miettikää projektin vaiheita ja mahdollisia tehtäviä mitä voitte tehdä jo valmiiksi.
Luovuuden määrä ei ole koskaan haitaksi. Joten vaikka toimeksiantaja pyytäisi vain vähän ideoita voit silti tehdä paljon. Sinulla voi olla paljon enemmän kuin mitä alun perin pyydettiin, mutta siitä ei ole koskaan mitään haittaa. Se voi osoittautua todella arvokkaaksi sekä sinulle että toimeksiantajalle.
Projektin läpivienti toimeksiantajan vähäisillä vastauksilla voi olla haastavaa, mutta oikealla strategialla, luovuudella ja päättäväisyydellä voit selviytyä projektista kuin projektista menestyksekkäästi. Tehkää niin hyvä lopputuotos kuin voitte, että olette projektiryhmänä siihen tyytyväisiä. Vain siihen voitte vaikuttaa.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!