Juholin (2022, 261) kirjoittaa: ”muutos on siirtymistä tilasta toiseen, usein tavoitteellisesti, mikä vaikuttaa sekä strategisella että operatiivisella tasolla”. Sitähän muutos nimenomaan on ja tässä blogissa kerrotaan, miten muutos vaikuttaa ja kuinka organisaatioiden tulisi viestiä siitä henkilöstölle. Maailma muuttuu jatkuvasti ja organisaation kyky muuttua on ehdoton edellytys jatkuvuuden takaamiseksi. Muutosviestintä on sitä vaikeinta viestinnän alaa, erityisesti jos muutos koetaan negatiivisena. Tärkeimpinä asioina nousee läsnäolo, vuorovaikutus ja tiedon jakaminen. Kysy, kerro ja kuuntele.
Muutos – mitä se tuo mukanaan?
Organisaatiot ovat jatkuvan muutospaineen alaisena. Kasvu vaatii muutosta. (Lewis 2019, 25.) Sana ’muutos’ herättää itsessään jo tunteita ja paljon kysymyksiä. Oli muutos hyvää tai pahaa, henkilöstön reaktio on usein negatiivinen jo sanan “muutos” kuullessaan. Sana itsessään herättää paljon kysymyksiä, kuten mikä muuttuu, miten tämä tulee vaikuttamaan tiimiini tai minuun itseeni. Muutoksen tuomat pelon ja ahdistuksen tunteet voivat horjuttaa henkilöstön turvallisuudentunnetta ja luoda epävarmuutta. Muutosvastarintaa syntyy helposti, kun epävarmuuden tunteet nousevat pintaan. Joskus johto pitää muutosvastarintaa ongelmana, joka on vaimennettava. Tämä on vanhentunut lähestymistapa, jolloin yhdensuuntaista tiedottamista pidetään ainoana viestinnän keinona. Tällainen lähestymistapa lisää kuitenkin epävarmuutta koko organisaatiossa ja saattaa aiheuttaa turhia paineita jopa avainhenkilöille.
Muutos voi olla myös hyvää. Se voi olla kehittyneempi ohjelmisto, jolla työnteko helpottuu tai muutos voi lopulta saada tiimin toimimaan tehokkaammin. Hyvätkin muutokset saattavat herättää epäilyksiä, mutta toisaalta osa henkilöstöstä saattaa jopa innostua tulevista muutoksista.
Kuitenkin kaikki ymmärtävät jollain tasolla, ettei organisaatio voi pysyä toiminnassa ilman muutosta. Maailma muuttuu, teknologia kehittyy ja organisaatioiden on pysyttävä kehityksessä mukana. Muutos voi olla myös kehittymistä. (Juholin 2022, 262263.)
Muutosviestinnän keinot
Kolme tärkeintä asiaa viestinnässä: kysy, kerro ja kuuntele. Vuoropuhelu vaatii nämä kolme tekijää onnistuakseen. On oltava avointa keskustelua informaation jakamisen lisäksi. (Valpola 2023,208.) Keskustelu ja tiedon jakaminen onkin tärkeä osa muutosviestintää, jotta epävarmuuden ja pelkojen luomaa muutosvastarintaa saadaan rauhoitettua (Juholin 2022, 263). Tiedon jakamisessa on otettava huomioon sanoitus, ajoitus ja erityisesti kuinka johto asian esittää (Lewis 2019, 53).
Muutosviestinnän suunnitteluvaiheessa kannattaa hyödyntää henkilöstöä, esimerkiksi pitämällä esihenkilöille työpajoja tai muita suunnittelupalavereja. Näin johto saa jo suunnitteluvaiheessa kuulla, miten henkilöstö mahdollisesti reagoi muutokseen ja he voivat suunnitella viestintää näiden työpajojen tai keskustelun pohjalta paremmiksi. (Juholin 2022, 264.)
Toteutusvaiheessa henkilöstö, johon muutos vaikuttaa, pääsee keskusteluun mukaan. Juholin (2022, 264) kertoo johdetusta keskustelusta, jossa keskustelun kautta kerrotaan henkilöstölle muutoksen syistä ja vaikutuksista. Johdetussa keskustelussa käydään läpi, mihin muutoksen tarve perustuu, mitä hyötyjä tavoitellaan, miten vaikutukset näkyvät henkilöstölle ja millainen on aikataulu. Näiden keskustelujen pohjalta johdon on tärkeä tunnistaa tärkeimmät huolenaiheet, joita henkilöstöllä on. (Juholin 2022, 263_264)
Juholin (2022, 265) kiteyttää: ”Hiljaisuus on muutosviestinnän pahin vihollinen”. Henkilöstöä on kannustettava avoimeen keskusteluun kollegoidensa tai esihenkilöidensä kanssa. Pelkkä yleisen tason tiedottaminen herättää enemmän epävarmuutta, samoin ristiriitainen tiedottaminen haastaa henkilöstön turvallisuuden tunnetta. Viestintäsuunnitelman tulisi sisältää aikataulu, milloin tiedotetaan ja mistä. Ensin yleisellä tasolla, sitten ajan myötä yksityiskohtaisempaa tietoa, joka kohdennetaan niihin henkilöstöryhmiin, joihin muutos vaikuttaa. (Juholin 2022, 263264.)
Muutosviestinnässä on tärkeää, että henkilöstön keskuudessa säilyy yhteisöllisyys. Näin henkilöstö pystyy tukemaan toisiaan muutoksen keskellä ja kaikilla säilyy mahdollisuus avoimeen keskusteluun. Yhteisöllisyyden lisäksi jokaisen työntekijän on pystyttävä avoimeen keskusteluun esihenkilöidensä kanssa. Tämä vaatii säännöllisiä tapaamisia ja avointa vuorovaikutusta molemmilta. (Juholin 2022, 265.) Muutosviestinnän keskiössä ovat siis kysyminen, kertominen ja kuuntelu (Valpola 2023, 208).
Lähteet:
- Juholin, E. 2022. Communicare! Ota viestinnän ilmiöt ja strategiat haltuun. Turenki: Hansaprint.
- Valpola, A. 2023. Keskusteleva viestintä strategiatyössä. Professional Publishing Finland.
- Lewis, L. 2019. Organizational change: creating change through strategic communication. 2. painos. John Willey & Sons.
- Kuva Värit: https://pixabay.com/fi/illustrations/v%C3%A4ri-savu-sateenkaari-design-luova-1885352/
- Kuva vuorovaikutus: https://pixabay.com/fi/illustrations/palautetta-raportoi-takaisin-2990424/
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!