Kirjoittanut: Aleksi Mattila
Rakennus- ja kiinteistön suunnittelussa energia-asioita ei kannattaisi jättää sivulauseiden varaan. Kiinteistöjen koko elinkaarta katsoen lasku voi olla varsin suuri, jollei energiatehokkuus ole saanut riittävää painoarvoa. Kiinteistön elinkaarikustannukset koostuvat pääasiassa laitekannan ostamisesta, asennuksesta, huolloista ja korjauksista. Kuitenkin moderni laitekanta vähentää hukkaenergiaa ja pienentää kustannuksia, jos huomioidaan kiinteistön koko elinkaari.
Opinnäytetyössä rakennus- ja kiinteistötekniikan palveluita tarjoavalla yrityksellä oli vaikeuksia koordinoida laskutusprosessia asiakassopimuksien suuren määrän ja sopimuksien nopean uusiutumisen vuoksi. Yrityksellä oli käytössä SAP-järjestelmä, mitä käytettiin työ- ja laskutusprosessin toteuttamiseen. Rakennus- ja kiinteistötekniikan kenttätyön johtamisesta olivat vastuussa työnjohtajat, jotka organisoivat asiakkaiden kiinteistöteknisten laitteiden hankinnat, asennuksen, huollot ja korjaukset. Asiakassopimukset sisältävät määräajalle kaikki toimenpiteet ja hinnat, mitä työnjohtajien tulee seurata, jotta työt toteutuvat asiakkaiden toiveiden mukaisesti ja laskuttaja tekee laskun asiakassopimusta noudattaen.
Yrityksen ongelmana asiakassopimuksien noudattamisessa oli työnjohtajien työuran alkuvaiheen vaikeudet seurata kaikkia sopimuksia, sekä sopimuksien sisällön jalkauttaminen työnjohtajien tietoon. Toimeksiantaja halusi saada tietoa työ- ja laskutusprosessin ongelmakohdista, ja kuulla työnjohtajien ja laskuttajien mielipiteitä prosessin parantamiseksi.
Opinnäytetyössä haastateltiin neljää työnjohtajaa ja neljää laskuttajaa. Haastattelut olivat muodoltaan kvalitatiivisia, ja ne toteutettiin teemahaastatteluina. Haastattelut toteutettiin kasvotusten tai Teams-yhteyden välityksellä, ja kestivät keskimäärin 20-30 minuuttia. Haastateltavat haluttiin ennen haastatteluja perehdyttää kysymyksiin, ja heille lähetettiin sähköpostilla kysymyslomake, jotta voivat pohtia mitä vastaavat kysymyksiin. Vastaukset kirjattiin ylös, ja haastateltavat saivat tutustua niihin, sekä myös korjata jälkeenpäin omia vastauksiaan. Haastateltavat vastasivat 21 kysymykseen, mitkä olivat jaoteltu seuraaviin teemoihin:
- Perehdytys
- Uusien sopimuksien jalkautus- ja seuranta SAP-järjestelmässä
- Yrityksen sisäinen viestintä
- Töiden resurssointi
- Fiori
- Muita kehittämisehdotuksia
Vastauksissa työnjohtajat ja laskuttajat nostivat samoja ongelmia esiin, ja mainitsivat niihin myös kehitysehdotuksia. Teemahaastatteluiden vastauksiin perustuen suunniteltiin kehitys- ja jatkotoimenpiteitä yrityksen työ- ja laskutusprosessin parantamiseksi.
Opinnäytetyön lopputuotoksena suunniteltiin toimintamalli, missä yrityksen uudet ja uusiutuvat sopimukset ovat kasatusti yhdessä yrityksen sisäisessä portaalissa. Työnjohtajat saisivat automaattisen viestin, jos portaaliin on lisätty uusi asiakassopimus tai jokin sopimus on päättynyt. Työuran alkuvaiheessa SAP-järjestelmän perehdyttämiseen toivottiin saavan enemmän tukea.
Opinnäytetyön toimeksiantaja huomioi yrityksen tarpeen panostaa voimakkaammin työnjohtajien ja laskuttajien perehdyttämiseen porrastaen perehdytyksen pidemmälle ajanjaksolle, sekä selvittää mahdollisuutta järjestää uusi koulutus yrityksen omiin järjestelmiin ja toimintamalleihin.
Suurin osa Showcasen blogeista on toteutettu osana Laurean opintojaksoja. Koko koulutustarjontaamme voi tutustua nettisivuillamme. Tarjoamme kymmenien tutkintoon johtavien koulutuksien lisäksi myös paljon täydennys- ja erikoistumiskoulutuksia sekä yksittäisiä opintojaksoja avoimen AMK:n kautta!